چطور فرایند صدور کارت شناسایی را اتوماتیک کنیم؟

سال‌هاست که اتوماسیون‌سازی فرایندهای اداری، بخشی از سیستم سازمان‌ها شده است. صدور کارت شناسایی هم از این قاعده عقب نمانده است. تمام هدف از اتوماتیک کردن این مراحل، این است که تا حد زیادی کارهای زمان‌بر و دستی حذف شوند و در نهایت، علاوه بر افزایش سرعت، کارایی سیستم نیز بیشتر شود. چاپ کارت شناسایی که نیازمند دقت در اطلاعات است، چقدر می‌تواند از این فرایند بهره ببرد؟ و اتوماسیون چاپ کارت چگونه انجام می‌شود؟

با ما همراه باشید تا در این مطلب با هم مرور کنیم که مهم‌ترین اصل در فرایند اتوماسیون‌سازی چاپ کارت‌های PVC چیست و برای اجرای آن به چه تجهیزاتی نیاز داریم.

فرایند صدور خودکار کارت چگونه انجام می‌شود؟

در فرآیند صدور خودکار کارت شناسایی، تمامی مراحل توسط نرم افزار انجام می‌شود و شخصی که پشت سیستم نشسته است، تنها اطلاعات اولیه را وارد کرده و با کنترل و تایید نهایی کارت چاپ شده را دریافت می‌کند. به این صورت که اطلاعات فرد مانند نام و یا شماره پرسنلی از یک پایگاه داده یا منبع اطلاعاتی دریافت می‌شود. سپس نرم افزار صدور کارت این اطلاعات را در قالب از پیش طراحی‌ شده جایگذاری می‌کند و هر کارت را بر اساس اطلاعات همان فرد آماده می‌کند.

پس از تأیید اطلاعات، فایل یا دستور چاپ به پرینتر کارت ارسال می‌شود و کارت چاپ می‌شود. به این ترتیب، نیازی نیست اطلاعات هر فرد را برای هر کارت به‌ صورت دستی وارد کنیم.

چه تجهیزاتی برای اتوماسیون صدور کارت نیاز است؟

تجهیزات موردنیاز به نوع پروژه و تعداد کارت‌ها بستگی دارد. در یک سیستم صدور کارت شناسایی، کامپیوتر یا سیستم مدیریت اطلاعات برای ذخیره و پردازش اطلاعات افراد استفاده می‌شود. اطلاعاتی مانند مشخصات فردی در این بخش نگهداری می‌شوند.

نرم‌افزار صدور کارت نیز وظیفه مدیریت این اطلاعات و قرار دادن آن‌ها در قالب از پیش طراحی‌ شده کارت را بر عهده دارد. به این ترتیب، اطلاعات هر فرد می‌تواند به‌ صورت خودکار در بخش مربوط به خودش قرار بگیرد.

برای چاپ اطلاعات آماده‌شده، به پرینتر کارت نیاز داریم. هرچه پرینتر کارت پیشرفته‌تر و حرفه‌ای‌تر باشد، کار ما راحت‌تر است. برای مثال فارگو 5000 گزینۀ بی‌نظیری است. پرینتر بر اساس فایل و تنظیمات ارسال‌ شده، اطلاعات را روی کارت خام چاپ می‌کند. بنابراین به کارت‌های خام و ریبون سازگار با مدل پرینتر نیز نیاز داریم.

در بعضی پروژه‌ها ممکن است به تجهیزات دیگری هم نیاز باشد. برای مثال، دوربین برای ثبت عکس، یا در صورت نیاز به کد گذاری کارت، تجهیزاتی برای نوشتن اطلاعات روی چیپ یا نوار کارت به سیستم اضافه شود.

نرم‌افزار صدور کارت چه نقشی در خودکارسازی دارد؟

نرم‌افزار، اصلی‌ترین بخش فرایند اتوماسیون‌سازی است؛ چون تمامی مراحل در نرم‌افزار انجام می‌شود. نرم‌افزار می‌تواند مشخص کند هر اطلاعات در کدام بخش کارت قرار بگیرد و برای هر فرد، کارت متناسب با اطلاعات ثبت‌شده را آماده کند. در نتیجه، در پروژه‌هایی که تعداد کارت‌ها زیاد است یا اطلاعات هر کارت با دیگری تفاوت دارد، نرم‌افزار به منظم شدن فرایند و کاهش خطاهای انسانی کمک می‌کند.

در سیستم‌های پیشرفته‌تر، نرم‌افزار می‌تواند به پایگاه داده یا سیستم‌های اطلاعاتی سازمان متصل شود و تغییرات اطلاعات افراد را نیز مدیریت کند. به این ترتیب، وقتی اطلاعات فرد در سیستم اصلی تغییر می‌کند، امکان به‌روزرسانی فرایند صدور کارت نیز وجود دارد.

اتصال سیستم صدور کارت به پرینتر چگونه انجام می‌شود؟

بعد از اینکه اطلاعات کارت در نرم‌افزار آماده شد، این اطلاعات باید از طریق یک ارتباط مشخص به پرینتر منتقل شود. این ارتباط با استفاده از درایور پرینتر و از طریق اتصال USB یا شبکه انجام می‌شود. درایور کمک می‌کند نرم‌افزار و سیستم‌عامل بتوانند با پرینتر ارتباط برقرار کنند و دستور چاپ را به شکل درست به دستگاه ارسال کنند. اتصال پرینتر به سیستم هم می‌تواند از طریق USB و هم از طریق شبکه انجام شود و وجود هر دو روش می‌تواند در یک سیستم صدور کارت کاربردی باشد.

اتصال از طریق شبکه یا Ethernet برای زمانی است که چند نفر بخواهند از سیستم‌های مختلف به یک پرینتر کارت دسترسی داشته باشند. در این حالت، پرینتر به شبکه داخلی سازمان متصل می‌شود و سیستم‌های مختلف می‌توانند از طریق شبکه دستور چاپ را برای آن ارسال کنند.

از طرف دیگر، USB یک ارتباط فیزیکی و مستقیم با پرینتر ایجاد می‌کند. بنابراین اگر به هر دلیلی شبکه قطع شود یا ارتباط شبکه در دسترس نباشد، می‌توان از اتصال USB برای برقراری ارتباط مستقیم بین کامپیوتر و پرینتر استفاده کرد و فرایند چاپ را ادامه داد.

مزایای اتوماسیون صدور کارت برای سازمان‌ها

خودکارسازی صدور کارت باعث می‌شود اطلاعات افراد یک‌بار در سیستم ثبت شود و همان اطلاعات در فرایند صدور کارت مورد استفاده قرار بگیرد. در نتیجه، نیاز به وارد کردن دوباره اطلاعات نباشد و احتمال خطاهای انسانی نیز کاهش پیدا می‌کند.

یکی دیگر از مزایای اتوماسیون صدور کارت، افزایش سرعت صدور کارت است. وقتی فرایندها خودکار انجام شوند، می‌توان تعداد زیادی کارت را در زمان کوتاه‌تری صادر کرد. حالا تصور کنید چنین موضوعی برای سازمان‌هایی که به‌ طور مداوم برای کارکنان، اعضا یا آریا رجوع کارت صادر می‌کنند، چقدر می‌تواند امتیاز مثبتی باشد.

از طرف دیگر، اطلاعات مربوط به کارت‌ها و افراد در یک سیستم مشخص نگهداری و در صورت نیاز به‌روزرسانی می‌شود. این کار مدیریت اطلاعات را ساده‌تر می‌کند و باعث می‌شود بخش‌های مختلف فرایند، از ثبت اطلاعات تا صدور کارت، هماهنگ‌تر انجام شوند. البته میزان این مزایا به نرم‌افزار، تجهیزات و نحوه پیاده‌ سازی سیستم بستگی دارد. 

جمع‌بندی

در پایان، برای پاسخ به سوالی که در ابتدای این مقاله مطرح کردیم، باید صادقانه بگوییم که مهم‌ترین اصل و زیربنای اتوماسیون‌سازی چاپ کارت در یک مجموعه، داشتن یک نرم‌افزار قدرتمند و حرفه‌ای است؛ نرم‌افزاری که بخش‌های مختلف فرایند صدور، از مدیریت اطلاعات و طراحی کارت گرفته تا چاپ، تا حد امکان به‌صورت یکپارچه و خودکار انجام شوند.

اگر هدف حذف ورود دستی اطلاعات و کاهش خطاهای انسانی در فرایند صدور کارت است، به یک نرم‌افزار تخصصی صدور کارت نیاز دارید. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب نرم‌افزار، با قابلیت‌ها و نسخه‌های مختلف آن آشنا شوید و بر اساس نیاز مجموعه، گزینه مناسب خود را انتخاب کنید.