اولویت بندی صحیح و اصولی کار‌ها در ۴ مرحله

ستاره | سرویس روانشناسی – بیشتر افراد احساس می‌کنند کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن دارند و در عین حال، کمترین وقت را می‌توانند به آنها اختصاص دهند. خیلی وقت‌ها سرخوردگی افراد از عدم توانایی در اولویت بندی کارها نشأت می‌گیرد. اگر لیست کارهای شما نیز لحظه به لحظه طویل‌تر می‌شود و نمی‌دانید حتی از کجا شروع کنید، این مطلب را تا آخر بخوانید! این مقاله به بررسی روش‌های شناسایی، ارزش‌گذاری و اولویت‌بندی کارها می‌پردازد

اکنون قصد داریم به این سوال پاسخ دهیم: چگونه یک اولویت‌بندی صحیح در کارها داشته باشیم؟ 

۱- لیستی تهیه کنید

پیش از آن که بخواهید اموراتتان را ارزش‌گذاری کنید، لیستی کامل و جامع از همه کارهایی که باید به سرانجام برسانید تهیه کنید و این لیست را به دسته های مختلف تقسیم نمایید.

دسته کارهای هفتگی و یا روزانه

این دسته می‌تواند شامل کارهای عادی و روزانه‌تان مثل خرید مواد غذایی و یا میل کردن غذا اختصاص یابد. علاوه بر آن، می‌توانید امورات مربوط به محل کارتان مانند جلسات گوناگون با همکارانتان را نیز در این دسته قرار دهید. اگر شما قبلا نیز تجربه برنامه‌ریزی روزانه را داشته باشید، با چنین کارهایی آشنایی دارید اما اگر تجربه ای در این زمینه ندارید بهتر است از الان شروع کنید. به طور کلی مواردی که در این دسته قرار می‌گیرند کاملا به خودتان بستگی دارد. به عنوان مثال کسانی هستند که نیازی به یادآور برای چک کردن ایمیل‌ها و یا خرید مواد غذاییشان ندارند در حالی که دیگران ممکن است بخواهند چنین کار‌هایی را به کمک یادآور و در زمان دقیقی انجام دهند.

دسته کارهایی که دارای ضرب‌العجل هستند

دسته کارهای تکراری

این کارها منظم  نبوده و به صورت روزانه و یا هفتگی نیستند اما به طور کلی شما باید به صورت مکرر آنها را انجام دهید. مثلا شما ممکن است برای ملاقات یک دندانپزشک زمان دقیق روزانه و یا هفتگی نداشته باشید اما احتمالا سه ماه یکبار برای چک کردن وضعیت دندان‌هایتان به مطب پزشک مراجعه می‌کنید. مثال دیگر برای این دسته، مالیات هاییست که سه ماه یکبار، شش ماه یکبار و یا سالیانه پرداخت می‌شود.

دسته کارهای خودانگیزشی 

منظور از خودانگیزشی، کارها و پروژه هایی هستند که شما می‌دانید آن ها را باید انجام دهید اما ممکن است به هر دلیلی آن را به زمان‌های دیگر موکول کنید. از جمله چنین کارهایی می‌توان به بهبود وب‌سایت مرتبط با تجارتتان و یا پیدا کردن یک پرستار جدید اشاره کرد.

دسته کارهای یکروزه

منظور از کارهای یکروزه، کارهاییست که روزی در آینده باید انجام شوند اما زمان دقیقی را برای آنها متصور نیستید و در نتیجه باید در پایین لیستتان قرار گیرند. این کارها معمولا قرار نیست سریعا انجام شوند و حتی در برخی از موارد هرگز انجام نمی‌شوند. از جمله این کارها می‌توان به رنگ کردن دیوارها ی اتاق اشاره کرد.

۲- لیستتان را سازماندهی کنید

زمانی که نگارش لیست را به پایان رساندید، می توانید تصمیم بگیرید کدام کار را اول و کدام را آخر به سرانجام برسانید و به طور کلی، برنامه‌تان را سازماندهی کنید. این که برای این کار از یک برگه کاغذ استفاده می‌کنید و یا نرم‌افزار بر روی گوشی همراهتان را ترجیح می‌دهید اهمیت به مرتب کمتری از انتخاب روش مناسب برای به سرانجام رساندن کارهایتان دارد. در قسمت پایین به شاخص ها و معیارهایی برای سازماندهی برنامه ها اشاره می‌کنیم.

ضرورت و اهمیت

همه کارها می تواند بر اساس ضرورت و اهمیتشان در ۴ دسته تقسیم شود:

شما می‌توانید تا چند روز بر روی ارزش‌‌گذاری کارهایتان تأمل کنید. مثلا باید فکر کنید که آیا برنامه شما تأثیری بر روی دیگران دارد؟ این تأثیرات مثبت هستند یا منفی؟ آیا شما کسانی که تحت تأثیر این موضوع هستند را دوست دارید؟ از سوی دیگر ممکن است شما ارزش بیشتر را برای کاری قائل باشید که تأثیرات بلند مدت در موفقیت شما دارد.

در رابطه با تأثیرات یک کار، قانونی به نام اصل پارتو وجود دارد که در آن گفته شده: ۸۰ درصد رخدادها از ۲۰ درصد دلایل به وجود می‌آیند البته این قانون برای همه صدق نمی‌کند اما تلنگر خوبیست تا شما به اهمیت کارتان و تأثیرات و پیامدهای آن توجه کنید.

زمان‌بندی و انطباق‌پذیری

یک برنامه کارآمد، امکان تغییر و پیش‌بینی محدودیت های زمانی را به افراد می‌دهد. در برنامه‌ریزی و اولویت بندی هایتان واقع‌بین باشید. پیشنهاد می‌شود در صورت عدم اطمینان به زمان مورد نیاز برای هرکار، زمان‌بندی را بیشتر از تخمین خودتان در نظر بگیرید.

تشخیص اولویت دو کاری که همزمان باید انجام شوند، بستگی به عملکرد شما دارد. برخی ممکن است کار آسان‌تر را در ابتدا کنار گذاشته و به کار سنگین‌تر بپردازند و بالعکس. به یاد داشته باشید تا زمانی که کاری به پایان نرسیده، کار دیگر را آغاز نکنید مگر آنکه مطمئن شوید که از پس هر دوکار همزمان بر می‌آیید.

همچنین به خاطر داشته باشید که اولویت ها قابلیت تغییر را دارند. اگر رئیس شما خواست تا کاری را سریعا انجام دهید، ممکن است اولویت اول شما به اولویت دوم تبدیل شود و این اشکالی ندارد. اینجاست که اهمیت یک برنامه انعطاف پذیر روشن می‌شود.

۳- کارهایتان را مجموعه بندی کنید

مجموع کردن کارها باعث می‌شود که امور گوناگون با موفقیت به سرانجام برسند. در ابتدا شما باید کارهایی که مکررا انجام می‌دهید را شناسایی کنید تا بتوانید آنها را در یک مجموعه کاری قرار دهید. منظور از انجام کارها در یک مجموعه، به اتمام رساندن کارهای مشابهیست در منابع یکسان دسته‌بندی می‌شوند. به عنوان مثال می‌توان به پرداخت تمام قبوض یک دوره در یک زمان مشخص و یا چک کردن همه ایمیل ها یک بار در هفته و پاسخ دادن به آنها به جای چک کردن روزانه آن اشاره کرد. مجموعه‌بندی به شما این امکان را می‌دهد تا به انجام کارهای مرتبط در یک زمان تن دهید تا بدین صورت از هدررفت وقتتان جلوگیری شود.

۴- کارهای اضافی را حذف کنید

زمانی که شما کارهایتان را تنظیم کردید و آنها را از ضروری ترین به غیر ضروری ترین لیست کردید، مشخص می‌شود چه کارهایی در قسمت پایین لیست شما وجود دارند. بسیاری از این کارها را می‌توان به افراد دیگر واگذار کرد اما اگر امکان آن وجود ندارد، باید تصمیم بگیرید که آیا بهتر است آنها را در برنامه‌تان جا دهید و یا بهتر است آنها را حذف کنید.

آیا شما در اولویت بندی کارهایتان موفق هستید یا ناموفق؟ تجربیات خودتان را با مخاطبین ستاره در میان بگذارید.

برگرفته از: thespruce