بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان ها

امروزه انقلاب عظیمی در کسب و کارها آن هم به وسیله فناوری‌های مدرن به وجود آمده است و تمامی ابعاد صنعتی، تجاری، اداری و سازمانی را  متحول کرده است. این فناوری‌ها باعث شده‌اند که سازمان‌ها بتوانند ارتباطات راحت‌تری را تجربه کنند و بهره وری بیشتری را هم از فعالیت‌های کاری خود داشته باشند. به لطف عصر اطلاعات، تعاملات و روابط دیجیتالی مستحکم و پایداری در سازمان‌های مختلف حکم فرما شده‌اند که هر کدام از آن‌ها به بهبود برقراری ارتباطات عمیق‌تر که سود زیادی در پی دارد هم می‌انجامند. ما در ادامه این مطلب می‌خواهیم در مورد بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها با شما صحبت کنیم.

 

راهکارهای مختلف ارتباط در سازمان‌ها

• استفاده از تلفن اینترنتی
• استفاده از اینترنت با پهنای باند خصوصی و ویژه
• استفاده از تلفن ثابت

سیستم تلفن اینترنتی چیست؟

همه ما تا کنون نام سیستم تلفن سازمانی را شنیده‌ایم و از آن بهره هم برده‌ایم. به طور کلی اصلی‌ترین و جامع‌ترین سیستم ارتباطی در یک سازمان، همان تلفن سازمانی است. این سیستم که در واقع مجموعه‌ای تشکیل شده از چند خط مختلف تلفنی و چند مرکز تلفنی است، باعث می‌شود که تمامی فرآیندهای ارتباطی یکپارچه سازی شوند.  در نتیجه مدیران سازمانی ارتباطاتی موثر را با مشتریان، کارمندان و شعب مختلف خود، داشته باشند. با استفاده از این گونه از تلفن‌ها شما می‌توانید از قابلیت‌هایی همچون تلفن گویای هوشمند و گزارشات تماس، استفاده کنید. جهت کسب اطلاعات بیشتر در مورد تلفن سازمانی که بیشتر از نوع تلفن اینترنتی بیسیم است، با تک نت در تماس باشید.

تلفن سازمانی بر روی سرورهای ابری

تلفن‌های سازمانی ابری یا ساده‌تر بگوییم تلفن‌هایی که بر بستر فضاهای ابری فعال هستند، به گونه‌ای در یک ‌محیط نصب می‌شوند که هزینه‌های خرید تجهیزات سخت افزاری، سیم کابل مواردی از این قبیل را کاهش می‌دهند. این تلفن‌ها گونه‌ای از سرورهای مجازی هستند که برای سازماندهی ارتباطات تلفنی روی کار آمده‌اند و بر بستر یک فضای غیر ملموس، صوت را جا به جا می‌کنند. سیستم‌های تلفنی ابری شامل کنفرانس‌های صوتی، لایوهای دیجیتالی، امکان ضبط صدا و گزارش گیری از تماس هستند و ‌همین ویژگی‌ها باعث شده است که محبوبیت آن‌ها در بین کاربران سازمانی افزایش پیدا کند.

گونه دیگری از تلفن‌های سازمانی ابری وجود دارند که به اینترنت، وابستگی آنچنانی ندارند و در صورت قطع شدن برق یا عدم ‌وجود اینترنت هم کار می‌کنند. استفاده از چنین سیستم‌هایی یکی از بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها است که هزینه‌های ارتباطات را نیز تا حدودی کاهش می‌دهد. 

 

اینترنت با پهنای باند اختصاصی

یکی دیگر از بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها، استفاده از اینترنت با پهنای باند اختصاصی است. اغلب سازمان‌ها برای این که بتوانند به راحتی به صفحات مجازی دست پیدا کنند و برای این که ضریب اشتراک خود را افزایش دهند، این نوع از اینترنت را انتخاب می‌کنند. با استفاده از اینترنت اختصاصی، یک سازمان از وایرلس یا فیبر نوری بهره می‌برد و به شبکه جهانی اینترنتی برای برقراری ارتباط با دیگران، وصل می‌شود.

اینترنت با پهنای باند ویژه (optimal)

اینترنت پر سرعت ویژه نیز از دیگر راهکارهایی است که به وسیله آن، سازمان‌ها با سازمان‌های دیگر و حتی شعب مختلف خود، ارتباط برقرار می‌کنند. این سیستم‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کاربران به ازای حجم مصرفی از اینترنت، هزینه‌ی آن را پرداخت می‌کنند. نه بیشتر! اغلب اوقات در سازمان‌های آموزشی، سازمان‌های درمانی و یا حتی سازمان‌های استارتاپی این نوع از اینترنتی که پهنای باند ویژه دارد را مورد استفاده قرار می‌دهند.

 

تلفن ثابت

هم اکنون هر سازمانی از سازمان‌های کوچک و کم فعالیت گرفته تا سازمان‌های بزرگ و هلدینگ‌های ارتباطی، همه به تلفن ثابت برای برقراری ارتباط با دیگران نیاز دارند؛ اما تلفن ثابتی که ما در اینجا در مورد آن سخن می‌گوییم، تلفن سازمانی نیست بلکه تفاوت‌هایی با این تلفن دارد. با تلفن ثابت شما می‌توانید با خارج از کشور نیز ارتباط برقرار کنید و هزینه‌های برقراری این ارتباط را نیز تحت کنترل خود در بیاورید. به همین دلیل است که استفاده از تلفن ثابت را نیز یکی دیگر از بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها با مراکز مختلف می‌دانند.

سازمان‌هایی که به دنبال بهبود کیفیت ارتباطات خود هستند، سازمان‌هایی که می‌خواهند هزینه ارتباطات خود را کاهش دهند و سازمان‌هایی که شعب مختلف دارند، می‌توانند از این سیستم یکپارچه سازی شده بهره ببرند. شما می‌توانید این سیستم‌ها را همین حالا به کمک مشاورین تک نت مورد استفاده قرار دهید.

 

 

استفاده از مراکز تماس اینترنت تلفنی و کاربردهای آن

حال که با مراکز تلفنی، تلفن‌های ثابت و سیستم‌های تلفنی آشنایی بیشتری پیدا کردید، بهتر است با کاربردهای سازمانی این سیستم‌ها نیز آشنایی بیشتری پیدا کنید و در صورت نیاز از خدمات تلفن اینترنتی یا تلفن مرکزی در تک نت بهره ببرید:

مرکز تماس خدمات و پشتیبانی

اغلب اوقات شرکت‌هایی که به ارائه خدمات اینترنتی و خدمات سخت افزاری و نرم افزاری به کاربران مشغول هستند، باید خدمات پشتیبانی هوشمندی هم داشته باشند که این خدمات خود را با استفاده از مراکز تماس و تلفن‌های مخابراتی به کاربران ارایه می‌کنند.

مرکز تماس فروش و ثبت سفارش

دیگر همه ما می‌دانیم که خیلی از شرکت‌های تجاری وجود دارند که محصولات یا خدمات خود را با استفاده از تماس‌های تلفنی به مخاطبانشان ارائه می‌دهند. پس یکی از بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها در چنین شرکت‌هایی این است که از خطوط تلفن استفاده کنند. این خطوط قابلیت انعطاف پذیری فوق العاده‌ای دارند و می‌توانند به کمک اپراتورها، حتی سفارشات مشتریان را هم به ثبت برسانند.

مرکز تماس راهنمای ارباب رجوع

مؤسساتی که ارباب و رجوع زیادی دارند، گاه ممکن است به دلیل ازدحام زیاد نتوانند تمامی نیازهای مشتریان خود را برطرف کنند. چنین موسساتی برای این که بتوانند به خوبی به سوالات عمومی مشتریان خود پاسخ دهند، برای این که این مشتریان را مدیریت کنند، برای این که وقت ملاقات تعیین کنند و برای این که مشتری را راهنمایی کنند، به تلفن‌های مرکزی که اغلب از قابلیت تلفن گویا هم برخوردار شده‌اند، نیازمند هستند. اینجا است که مخاطبین به راحتی با این مراکز ارتباط برقرار می‌کنند و در همین حین از این امکانات ارتباطی، رضایت مند هم می‌شوند. به دنبال جلب رضایت مشتری، سود یک کسب و کار افزایش پیدا می‌کند.

مرکز تماس پیگیری و شکایات

شرکت‌ها و سازمان‌های باربری یا سازمان‌هایی که اغلب کالاها و خدمات را از جایی به جای دیگر منتقل می‌کنند، با خیل عظیمی از شکایات، پیشنهادات و سوالات رو به رو هستند که در این صورت این سازمان‌ها باید به فکر راه اندازی سیستم‌هایی تلفنی که پاسخگوی نیاز مخاطب باشد، باشند. سیستم‌های مرکزی تماس شکایات، انتقادات و پیشنهادات مشتریان را با برقراری تماس با اپراتورهای مراکز تلفنی کسب کرده و برای انجام اقدامات بعدی از آن‌ها کمک می‌گیرند.

 

سخن پایانی

ما در این مطلب در مورد بهترین راهکارهای ارتباطی سازمان‌ها با شما صحبت کردیم و کاربردهای این راهکارها را در سازمان‌های مختلف نیز بررسی نمودیم. ارائه خدمات سازمانی مستلزم این است که در گام اول شما نیاز مشتریان خود را بشناسید، آن‌ها را آنالیز کنید و سپس از یک سیستم پویا برای بهبود ارتباطات خود بهره بگیرید.

سیستم‌هایی مثل تلفن‌های ثابت یا تلفن‌های سازمانی از این قبیل سیستم‌ها هستند که به امکانات فراوان خود، به پاسخگویی هر چه بهتر به مخاطبان یک برند می‌پردازند. شما می‌توانید سوالات خود را در این زمینه از شرکت تک نت بپرسید و خدمات تلفن اینترنتی، تلفن مرکزی یا سیستم‌های تلفنی سازمانی را نیز از تک نت دریافت کنید.