وظایف مدیر خوب و موفق چیست؟ ۱۰ راز مدیریتی مهم

ستاره | سرویس روانشناسی – مدیر داخلی یا مدیر کارخانه، مدیر فروش یا حتی یک مدیر ساختمان، اینجا یا هر جای دیگری در سرتاسر جهان، هیچ فرقی نمی‌کند. فارغ از نوع کسب و کار، صنعت یا حتی اندازه یک مجموعه به جرئت می‌توان گفت یکی از کلیدی‌ترین نقش‌ها در هدایت یک سازمان، مدیریت است و وظایف مشترکی بر دوش یک مدیر است. از همین روست که بسیاری از بزرگان از مدیریت به عنوان یک هنر یاد می‌کنند.

پیشتر راجع به مدیریت زمان، مدیریت مالی و مدیریت استراتژیک مواردی را خدمت شما عزیزان ذکر کردیم اما چنانچه شما هم در یک پست مدیریتی مشغول به کار هستید، نیاز به تمرین و ممارست دارید تا در کار خود بدرخشید. نوشتار پیش رو یک راهنمای تمام عیار و شامل نکاتی پیرامون وظایف یک مدیر خوب است و شما را تا مدیریت اصولی همراهی خواهد کرد.

شرح ۱۰ مورد کلیدی از وظایف مدیر خوب

 

 

۱. کوچینگ یا رهبری 

چیزی که دانستن آن برای شما به عنوان یک مدیر بسیار مهم است، این است که شما یک روانشناس یا مشاور نیستید، شما یک مدیر هستید، مدیر! شما حق ندارید برای مسائل و مشکلات زیردستانتان یا اعضای گروهتان، راهکاری ارائه کنید، نصیحتی نیز در کار نیست، تنها کاری که شما بایستی به آن‌ها یاد بدهید ماهی‌گیری است، در غیر این صورت هر روز باید به دنبالشان راه بیفتید و امر و نهی کنید. به عبارت دیگر شما به منزله پلی هستید که اعضای سازمان خود را برای رسیدن به آگاهی، شفافیت و رهایی از شر پیچیدگی‌های ذهنی همراهی می‌کنید. کوچینگ حوزه‌ای است که رهبران موفق دنیا از تکنیک‌های آن برای مدیریت مجموعه خود بهره می برند.

 

 

۲. برنامه ریزی از مهم‌ترین وظایف مدیر دانا

بر اساس نظریات ایده‌پرداز مشهوری به‌نام هنری فایول (Henri Fayol)، هر پست مدیریتی پویا، شامل پنج جزء است که اولین و مهمترین آن برنامه ریزی است. اما آیا اینکه همین حالا یک کاغذ برداریم، خط کشی کنیم و برای هر روز هفته کاری مشخص کنیم، کافی است؟ مسلما نه…

در تعریف و شرح اصول و وظایف مدیریت می‌خوانیم:
“مدیر شخصی است که آینده شرکت را برنامه‌ریزی می‌کند و در مورد تمام فعالیت‌های آتی که اعضای سازمان باید انجام دهند فکر می‌کند. از این روست که برنامه‌ ریزی تبدیل به یکی از مهم‌ترین وظایف مدیریتی می‌شود.”

نکته‌ای که یادآوری آن را در اینجا بر خود واجب می‌دانم، این است که اگر شما به عنوان یک مدیر تمام زمان خود را صرف برنامه ریزی جلسات و قرارهای ملاقات کنید، آنوقت دیگر زمانی برای پیشبرد فعالیت‌های مرتبط با اهداف سازمان نخواهید داشت. این دقیقا همان دلیلی است که شما را مجاب به استفاده از پلتفرم‌های برنامه ریزی آنلاین می‌کند.

 

 

۳. استخدام یک مدیر برنامه

به هنگام فعالیت در سمت یک مدیر کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد که طبیعی است یک نفره از پس آن برنخواهید آمد. به عبارت دیگر مدیر با در نظر گرفتن تمام چالش‌ها و سرمایه‌ها نقطه مبدا، مسیرها و مقصد را تعیین می‌کند و اینجاست که نقش مدیر برنامه یا همان ایجنت پدیدار می‌شود و مدیر را تا انتهای مسیر همراهی می‌کند.
از آنجایی که مدیران در آن واحد می‌بایست از گذشته درس بگیرند، حال را تحلیل کنند تا به آینده‌ای روشن دست پیدا کنند، می‌طلبد که در چنین وضعیتی از انرژی و ایده‌های دیگران در این مسیر استفاده کنند و تمرکز و انرژی خود را روی چیزهای دیگری به کار ببندند.

 

 

۴. پیش بینی هوشمندانه

پیش بینی یکی از ابزارهای تصمیم‌گیری است که در بسیاری از کسب و کارها برای کمک به بودجه بندی، برنامه ریزی و برآورد رشد آینده مورد استفاده قرار می‌گیرد و به طور کلی به دو نوع تقسیم بندی می‌شود:

• پیش بینی مبتنی بر قضاوت (Judgment Forecasting): در این حالت پیش بینی‌ها از حس ششم ما الهام می‌گیرند و طبیعی است که در این حالت خبری از تجزیه و تحلیل مقادیر زیادی از داده نیست! این نوع قضاوت معادل ضرب المثل یک طرفه به قاضی رفتن و جانبداری در امور است.
• پیش بینی کمی (Quantitative): در حالت دوم بر خلاف مورد قبل، هیچ گونه جانبداری وجود ندارد و شما با استفاده از آنالیز، بسیاری از اطلاعات تصمیم خود را می‌گیرید.

نکته‌ای که در این میان وجود دارد، این است که شما می‌توانید با ترکیب هر دو متد در حوزه مدیریت، نتایج شگرفی حاصل کنید.

 

 

۵. تهییج و انگیزش

اگر بگوییم زیردستان یا اعضای تیم شما همچون گِل خامی در دستان شما هستند که می‌توانید هر گونه که می‌خواهید آن‌ها را شکل بدهید، پر بیراه نگفته‌ایم. اکثر کارکنان فاکتورهای انگیزشی زیادی در خود دارند که شما می‌بایست به عنوان یک مدیر آن‌ها را فعال کنید تا سازمان را به سمت روزهای هر چه بهتر سوق دهید.

به یاد داشته باشید که هیجان و ایجاد انگیزه تعیین پاداش‌های پولی و از این دست چیزها نیست، گاه یک تشکر در یک موقعیت خاص همانند بمب عمل کرده و عملکرد کارمندان را بهبود می‌بخشد.

 

 

۶. سازماندهی

از دومین فاکتورهای ارزیابی یک مدیریت خوب از نظر هنری فایول می‌بایست به سازماندهی در مدیریت اشاره کرد. اما سازماندهی چیست؟
سطح بندی یا در اصطلاح لول بندی کردن افراد و گرو‌ه‌ها با توجه به قابلیت آن‌ها و همچنین ایجاد ارتباط میان آن‌ها، از تعاریف سازماندهی است. مجموعه‌ای که اعضای آن همگی در جایگاه یکسان قرار گرفته‌اند، نوعی از فاجعه است؛ چرا که هر کس نظرات متفاوتی دارد که به تبع آن راه‌های مختلفی را برای انجام کارها در پیش می‌گیرند و هرج و مرج را به وجود می‌آورند.

 

 

۷. کارگزینی درست از کلیدی ترین وظایف مدیر 

یکی از موارد حیاتی برای هر شرکت که با سازماندهی نیز ارتباط تنگاتنگی دارد، یافتن افراد متناسب با جایگاه و سمتی است که در یک مجموعه وجود دارد. بنابراین از جمله وظایف یک مدیر خوب، ایجاد تیمی است که اعضای آن انرژی بالقوه‌ای را در کنار یکدیگر به وجود می‌آورند و این مهم میسر نمی‌شود جز با قرار دادن افراد در جایگاه متناسب با قابلیت‌ها و توانایی‌هایشان.

توجه داشته باشید که معقوله کارگزینی یک مورد کیفی و کمی است، یعنی جدای از آن که بهترین کارمند خود را در مناسب ترین جایگاه مرتبط با توانایی‌هایش قرار می‌دهید، می‌بایست به تعداد افرادی که قرار است در خدمت بگیرید نیز دقت کنید.

بهتر است در به خدمت گرفتن تعداد نیروی انسانی، بهینه عمل کنید، به طوری که نه بیشتر از عهده‌ و توانایی‌های هر کس از آن شخص انتظار انجام کاری را داشته باشید و نه طوری عمل کنید که نیروی در خدمت شما در اصطلاح هرز رفته باشد و فقط بار اضافه‌ای به مجموعه تحمیل کند.

 

 

۸. نظارت کردن

کنترل نیز یکی دیگر از وظایف مدیریتی مانند برنامه‌ریزی، انگیزش، سازماندهی و کارگزینی است. این مورد می‌تواند تصویر بسیار خوبی از اشتباهات ممکن و شکست‌های احتمالی حد فاصل برنامه‌ریزی و نتایج در اختیار ما بگذارد. هدف از بکارگیری این فاکتور مدیریتی به حداقل رساندن انحراف بین برنامه‌‌ریزی‌ها تا واقعیت است.

 

 

۹. تبادل نظر

یکی دیگر از مهم‌ترین وظایف یک مدیر لایق، گفت و گو و تبادل نظر است. امروزه و در قرن ۲۱ دیگر جایی برای دیکتاتوری در همه سطوح جامعه وجود ندارد. گذشته از آن شما به عنوان یک مدیر با شنیدن حرف‌ها می‌توانید به بازخوردی از کار خود دست پیدا کنید و به همین ترتیب به روش‌های بهتر شدن فکر کنید. برای این کار از طوفان فکری کمک بگیرید.
توجه داشته باشید که در دنیای تجارت دو نوع گفت و شنود وجود دارد که شما برای افزایش بازده کسب و کار خود به هر دوی آن‌ها احتیاج دارید:

• گفت و شنود درون سازمانی شامل کارمندان و هم تیمی‌هایتان.
• گفت و شنود برون سازمانی شامل مشتریان و اجتماعی که با آنها در ارتباط هستید.

 

 

۱۰. خودتان… بله خودتان!

بحثی که در این مورد به آن خواهیم پرداخت، تمام پیرامون شما و شخصیت شماست؛ شاید یکی از تاثیرگذارترین جملاتی که تا کنون خوانده‌ام این است که:
مدیر هر شرکتی نماینده و تندیسی از یک شرکت یا یک مجموعه است؛ این که وسعت نگاه شما چقدر است، چطور صحبت می‌کنید، چطور راه می‌روید و چطور فکر می‌کنید، دور نمایی است از اتیکت و کلاس کاری سازمان و تیم شماست.
پس بهترین راه برای اجرای چنین موردی، تمرین و مطالعه مکرر در حوزه کاری خودتان است تا همیشه به‌روز باشید و بدرخشید. سعی کنید کاریزما داشته باشید.

 

 

پلتفرم های آنلاین برنامه ریزی

در انتها قصد داریم شما را با تعدادی از بهترین پلتفرم‌های مدیریتی آشنا کنیم. همانطور که در مورد سوم از بخش اول یعنی مبحث “استخدام یک مدیر برنامه” نیز اشاره شد، شما در طی دوران مدیریت خود مسلما به یک مدیر برنامه نیاز پیدا خواهید کرد.
پلتفرم‌هایی که در ادامه معرفی خواهند شد، کمک شایانی در ترسیم مسیر آینده به شما خواهند کرد، وظایف را فهرست می‌کنند و همه قرارهای ملاقات و رویدادها را به شما یادآوری خواهند کرد.

• Miro
  یک پلتفرم آنلاین رایگان که اساسا برای تیم‌ها و مدیران طراحی شده و تقریبا می‌توان گفت همه ملزومات را در نظر گرفته است از تکنیک طوفان ذهنی بگیرید تا برنامه ریزی و مدیریت برنامه، همه و همه در اختیار شماست.
• Trello
  یکی از حرفه‌ای‌ها در حوزه مدیریت و البته رایگان. با استفاده از این پلتفرم بدون دغدغه و استرس روی کارهای دیگر خودتان تمرکز کنید و همه چیز را به ترلو بسپارید.
• Notion
  مسلما یک مدیر خوب مدیر به‌روز و منضبطی است که از هر چالش جدیدی با کمال میل استقبال می‌کند، تیم خود را سازماندهی می‌کند و مدام با آن‌ها در ارتباط است. اکر شما نیز به عنوان یک مدیر به دنبال چنین بستری هستید.
• Quire
  مدیر داخلی یا مدیر کارخانه، مدیر هماهنگی یک رویداد یا حتی مدیر مدرسه، هیچ فرقی ندارد، در هایت شما برای پیمودن گام به گام تمامی مراحل و رسیدن به موفقیت نیاز به یک دستیار همه کاره خواهید داشت.
• Kanban Tool
  ابزار مدیریت پروژه بصری با همکاری تیمی در آن واحد با تابلوهای آنلاین کانبان، موفقیت در انتظار شماست.

 

و اما در پایان…

بهترین کار این است که قورباغه خود را قورت دهید، تعلل را کنار بگذارید و از همین حالا شروع کنید، یک مدیر خوب ابتدا روی خودش سرمایه‌گذاری می‌کند، صبر داشته باشید و از قدرت زمان غافل نشوید، همینطور برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به “آشنایی با رشته مدیریت و گرایش‌ های آن” مراجعه کنید.
بزرگ بیندیشید تا بزرگ شوید.
پیروز و سربلند باشید.