طوفان فکری چیست و چگونه می‌توان آن را اجرا کرد؟

طوفان فکری چیست؟

• در حالی که این اصطلاح بیشتر توسط شرکت‌های تجاری به کار برده می‌شود، اما در طیف گسترده‌ای از موقعیت‌ها از دانشگاه گرفته تا گروه‌های نمایشی یا حتی برای حل مشکلات شخصی می‌توان از آن استفاده کرد.
• طوفان فکری ممکن است توسط یک گروه بزرگ، یک گروه کوچک یا حتی یک فرد انجام شود.
• همچنین هیچ محدودیتی برای نوع مشکل یا سؤالی که از این طریق قابل حل است، وجود ندارد.

• هیچ ایده‌ای مورد انتقاد قرار نمی‌گیرد.
• به دنبال مقادیر زیادی ایده باشید.
• ایده‌های یکدیگر را سازمان دهید.  
• ایده‌های اغراق آمیز و عجیب و غریب را تشویق کنید.

چگونه طوفان فکری جزئی از یک کل می‌شود؟ 

اگرچه صحبت کردن یا حتی استفاده از طوفان فکری یک روش معمول به حساب می‌آید، اما آزبورن آن را بخشی از یک فرایند بزرگتر می‌دانست. از نظر او ایده‌ها، تنها در صورتی مفید هستند که واقعا بتوان مشکلات را حل کرد.

فرایند بزرگتری که آزبورن از آن صحبت می‌کند، حل خلاقانه مشکل یا Creative Problem Solving) CPS) نامیده می‌شود. CPS شامل چهار مرحله زیر است:
۱- شفاف سازی: با مشخص کردن هدف یا مشکل، چشم انداز را به خوبی بررسی کنید؛ جمع آوری داده‌ها برای درک بهتر مسئله و ایجاد سوالات چالشی که منجر به پیدا کردن راه حل شود.
۲- ایده پردازی: ایده‌ها را از طریق فرآیند طوفان فکری بیابید.
۳- توسعه: با ارزیابی ایده‌های ایجاد شده در فرآیند ایده پردازی راه حل‌ها را تدوین کنید و سپس بهترین راه حل را انتخاب نمایید.
۴- اجرا: بعد از بررسی منابع و اقدامات لازم برای عملی کردن راه حل، برنامه‌ای را تدوین کنید.

این فرایند نه تنها توسط آزبورن که طی سال‌ها توسط هزاران نفر از افراد و گروه‌ها و در مشاغل مختلف بر پایه ۴ اصل توسعه یافته است. این اصول اساسی عبارتند از:

• ایجاد تعادل بین تفکر واگرا و همگرا: کلید‌ خلاقیت، یادگیری روش‌هایی است که تفکر گسترده و تفکر قراردادی شما را متعادل کند. همچنین مهم است که بدانید چه موقع باید این شکل‌های تفکر را به کار بگیرید.
• مشکلات را به شکل سؤال درآوردن: وقتی چالش‌ها و مشکلات به شکل سؤالات باز که پاسخ‌های متفاوتی می‌توان به آن‌ها داد مطرح شوند، امکان پیدا کردن راه حل‌های مختلف بیشتر می‌شود. با طرح چنین سؤالاتی می‌توان به مقدار زیادی اطلاعات به درد بخور دست یافت، در حالی که پاسخ سوالات بسته، “بله یا خیر” است و محدودیت ایجاد می‌کند.
• تاخیر و یا تعلیق داوری و قضاوت: همان‌طور که آزبورن از ابتدا متوجه شد، قضاوت آنی در مورد ایده‌ها، خلاقیت را کور می‌کند. زمان مناسب و لازم برای اعمال قضاوت در مورد ایده‌ها بعد از پایان ایده پردازی و هنگام مشورت گروهی برای ارزیابی است.
• به جای “نه یا اما” بر “بله” تمرکز کردن: کلام بر تولید اطلاعات و ایده اثر می‌گذارد. بر خلاف “نه”، “بله” ایده پردازی را گسترش می‌دهد که در مراحل خاصی از CPS ضروری است. مراقب باشید استفاده از کلمه “اما” نیز راه گفتگو را می‌بندد و هر آنچه پیش از آن آمده است را نفی می‌کند.

روش انجام طوفان فکری و تکنیک‌های آن

مرحله ۱. جلسه طوفان فکری را برنامه ریزی کنید

• با مطرح کردن سوالات باز که با پاسخ به آنها می‌توان راه حل مسئله را یافت، جلسه را با هدف شفاف سازی هدایت کنید. به عنوان مثال سوال «چگونه می‌توانیم خدمات به مشتری را ارتقا دهیم؟» بهتر از «چه مشکلی در سرویس دهی به مشتری‌های ما وجود دارد؟» است.
• گروه مناسبی را انتخاب کنید. این گروه ممکن است بزرگ یا کوچک باشد، اما باید افرادی را شامل شود که در دراز مدت درگیر تغییر یا اجرای آن پروژه هستند.
• زمان و مکان مناسبی را انتخاب کنید. در برخی موارد جلسات طوفان فکری در خارج از محیط کار برگزار می‌شود تا از تعارضات مرتبط با کار جلوگیری شود. این جلسه ممکن است در یک روز کاری یا در آخر هفته یا عصر انجام شود.
• یک تسهیلگر یا مجری ماهر را انتخاب کنید که قادر به مطرح کردن پرسش، مدیریت شخصیت‌ها، ثبت ایده‌ها، پشتیبانی از روند ارزیابی و ایجاد برنامه عملی و متناسب با عملکرد گروه باشد.
• فرایند طوفان فکری را طوری برنامه ریزی کنید که با برنامه‌های دیگر گروه مانند وعده غذایی، زمان رفت و آمد و سایر موارد مهم هماهنگ باشد.

مرحله ۲. برای طوفان فکری یک فرایند یا تکنیک تعیین کنید

• طوفان نوشتاری (Brainwriting): در این تکنیک لازم نیست افراد ایستاده و حرف بزنند، بلکه به اعضای گروه اجازه داده می‌شود ایده‌های خود را بنویسند. سپس کاغذ دست به دست شده تا ایده‌ها با دیگران به اشتراک گذاشته شود و بتوانند در مورد ایده‌های یکدیگر نظر بدهند. این رویکرد مخصوصا زمانی که احتمال دارد افراد خاصی بر گروه مسلط شوند یا برعکس یک عده خود را کاملا کنار بکشند، می‌تواند مفید باشد.
• طوفان نقش (Role Storming): طوفان نقش، تکنیکی بسیار خلاقانه است که اعضای گروه مانند یک بازیگر، نقشی را به عهده می‌گیرند و بر اساس نقش خود به طور بداهه ایده پردازی می‌کنند. این نقش‌ها می‌تواند از نقش‌های واقع بینانه (مثلاً یک مشتری غیرقابل تحمل) تا اغراق آمیز و تخیلی (سوپرمن یا علاءالدین) متغیر باشد.
• طوفان فکری معکوس (Reverse Brightstorming): در این تکنیک از اعضای گروه خواسته می‌شود تا ایده‌هایی ارائه دهند که دقیقاً خلاف هدف مورد نظر است. به عنوان مثال، راهنما به جای اینکه بپرسد «چگونه می‌توانیم کاربران بیشتری را برای استفاده از برنامه خود جذب کنیم؟»، می‌پرسد «چگونه می‌توانیم مطمئن شویم که افراد کمتری از نرم افزار ما استفاده خواهند کرد؟» شوکه شدن در نتیجه مواجهه با این پرسش اغلب می‌تواند منجر به پاسخ‌های خنده دار، اما معنی‌داری شود که راه حل‌های مثبت و مفیدی در آن‌ها نهفته است.
• طوفان فکری گردشی (Round Robin Brainstorming): در این تکنیک تسهیلگر به ترتیب و به شکل گردشی از همه می‌خواهد که ایده خود را بیان کنند. یا اینکه هر کس روی کاغذ ایده خود را نوشته و کاغذ را به نفر بعدی می‌دهد. این مسئله باعث می‌شود که هیچ یک از اعضای گروه مسلط بر بحث نشده و یا هیچ یک نادیده گرفته نشوند.

قدم ۳. قوانین طوفان فکری خود را تعیین کنید

فرایند طوفان فکری معمولاً با معرفی کلی روش، قوانین، برنامه و هرگونه جزئیات مهم (مانند محل قرارگیری دستشویی!) آغاز می‌شود. بسیاری از تسهیل کنندگان در مورد استفاده از تلفن‌ همراه و یا لپ‌تاپ‌ در طی جلسه قوانینی را تعیین می‌کنند.
بیشتر تسهیل کنندگان سعی می‌کنند در ابتدای جلسه، یخ گروه را شکسته و با لحن مناسب رابطه میان اعضا را روشن کنند. این مهم است که همه اعضای گروه بدانند در جلسه طوفان فکری، همه یکسان و هم سطح هستند؛ حتی مدیر شرکت نیز در این جلسه فقط یک عضو از گروه است.

مرحله ۴. فرایند طوفان فکری را پیاده کنید

مرحله ۵. نتیجه گیری از فرایند طوفان فکری

چرا طوفان فکری جواب می‌دهد؟  

چرا طوفان فکری صرفا بخشی از یک فرآیند بزرگتر است؟

سخن آخر