نحوه نگارش صحیح نامه اداری به شهرداری

هنگامی که تصمیم دارید که برای مکان‌های دولتی یا شخص خاصی نامه بنویسید، باید از اصول خاص نامه نگاری اداری استفاده کنید و ادبیات درستی را در آن بکار ببرید. در نوشتن نامه اداری به شهرداری نیز باید تمامی اصول و قواعد رعایت شود و نباید از نامه‌تان دوستانه باشد. در این نامه‌ها باید با در نظر گرفتن جایگاه فرد، نامه را نوشته و قواعد نگارشی را رعایت کنید. در اینجا ما چند مورد از نامه‌های اداری با شهرداری را معرفی می‌کنیم تا بتوانید با نحوه نوشتن نامه اداری به این سازمان آشنا شوید و در صورت نیاز بهترین نامه را بنویسید.

 

 

مراحل نوشتن نامه اداری به شهرداری

بهتر است بدانید که هنگامی که تصمیم به نوشتن نامه اداری به شهرداری هستید، باید مراحل زیر را رعایت کنید تا نامه شما درست و صحیح نوشته شود. رعایت این اصول در نگارش تمامی نامه‌های اداری از جمله نامه به شهرداری دارای اهمیت ویژ‌ه‌ای است:

۱. نوشتن به نام خدا در ابتدای نامه

هر گاه نامه‌ای را به هر ارگان، سازمان، شرکت یا مرکزی می‌نویسید باید آن را با نام و یاد خدا آغاز کنید.

۲. ذکر نام گیرنده نامه

گیرنده نامه به کسی خطاب می‌شود که نامه برای او نوشته و ارسال خواهد شد. نام گیرنده باید در ابتدای نامه ذکر شده و همچنین باید از القاب مناسب برای مورد خطاب قرار دادن آن شخص استفاده شود. اسم فرد گیرنده را باید به طور کامل ذکر کرد؛ البته باید بدانید که بهتر است نام گیرنده و بعد سمت او ذکر شود. برای مثال:

جناب آقای یوسف حقیقی / مدیریت محترم شهرداری منطقه …

۳. نوشتن متن درخواستی نامه

ابتدا باید بدانید که متن نامه را باید یک سانتی‌متر دورتر از شروع سطر بنویسیم. در این نامه‌ها باید از زیاده گویی و تفسیر‌های اضافی اجتناب کنیم و مستقیماً به بیان مشکل و درخواست بپردازیم. آن چیزی را که از گیرنده نامه می‌خواهیم را باید کاملا بیان کنیم و در صورتی که پیشنهادی داریم آن را نیز ذکر کنیم. البته ذکر این نکته نیز مهم است که نباید نامه شما به صورت دستوری نوشته شود، بلکه باید توجه کنید که نامه باید با لحن خواهشی بیان شود.

متن نامه ادارای به شهرداری هدف اصلی از ارسال نامه را نشان می‌دهد و باید در ارتباط با موضوع اصلی باشد. گاهی ممکن است بلند و گاهی ممکن است کوتاه باشد. بلندی نامه شاید یک صفحه کامل و نیز کوتاهی آن برابر با چند سطر باشد.

۴. تشکر و قدردانی کردن

وقتی درخواست و دلیل نامه نگاری خود را بیان کردید، باید از گیرنده نامه تشکر کنید. برای مثال: پیشاپیش از همکاری و همایت بی دریغ شما تشکر و سپاسگذاری می‌شود.

۵. ذکر مشخصات ارسال کننده و امضاء کننده نامه

در پایان نامه، در سمت چپ باید نام خود را ذکر کنیم و امضای خود را در همان قسمت قرار دهیم. البته در کنار امضا باید تاریخ نوشتن نامه یا همان درخواست ذکر شود. برای مثال:

نام و نام خانوادگی

امضاء و تاریخ درخواست

 

 

نمونه نامه به شهرداری

مجوز ساخت ساختمان

بسمه تعالی

جناب آقای… / شهردار محترم منطقه …
موضوع: مساعدت برای دریافت مجوز ساخت

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می‌رساند، اینجانب. فرزند … در مورخه. تقریبا چند سال پیش برای ساخت یک واحد مسکونی در منطقه … مجوز ساخت از شهرداری اخذ کردم و یک طبقه ساختم. در زمان ساخت بنا فقط قادر به ساخت یک طبقه بودم، اما اکنون که چند سال از ساخت این واحد ساختمانی می‌گذرد، استطاعت مالی پیدا کرده ام و قادر هستم که یک طبقه دیگر بر روی این بنا بسازم؛ لذا از جنابعالی که همواره برای رفاه حال شهروندان تلاش می‌کنید درخواست می‌کنم که با توجه به اینکه ساخت این طبقه برای بهبود زندگی اینجانب و فرزندان صورت می‌گیرد که دستور فرمایید تا برای صدور مجوز ساخت یک طبقه / چند طبقه مساعدت‌های لازم انجام شود و اقدام‌های لازم صورت گیرد.

مجددا از توجه شما تشکر و قدردانی می‌کنم و موفقیت شما را از خداوند متعال خواهانم.

با تقدیم و احترام
امضاء

 

انجام آسفالت

بسمه تعالی

جناب آقای .. / شهردار محترم منطقه …
موضوع: تقاضای رفع مشکل آسفالت منطقه

با سلام و احترام

بدین وسیله در پی نامه شماره… تاریخ… مردم منطقه… بابت آسفالت خیابان … به استحضار می‌رسانند که آسفالت خیابان منطقه ما مشکلات زیادی دارد و تا کنون از طرف شهرداری هیچ اقدامی برای رفع این مشکل صورت نگرفته است. همانطور که می‌دانید در آستانه فرا رسیدن فصل بارندگی هستیم و روز به روز مشکلات شدیدتر می‌شود. به همین منظور از جنابعالی تقاضا داریم تا دستورات لازمه را بدهید و اقدام لازم برای حل آن را انجام دهید. رسیدگی زود هنگام شما از خطرات احتمالی در این منطقه جلوگیری خواهد کرد و بهداشت محل را افزایش می‌دهد. از قبل از دستور جنابعالی برای رفع مشکل آسفالت تشکر و قدردانی می‌کنیم.

با تشکر و سپاس
ساکنین منطقه …

امضاها:

 

برای قطع درخت

بسمه تعالی
جناب آقای …/ شهردار محترم منطقه …

موضوع: تقاضای قطع درخت …

بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب. به نمایندگی مردم محله. از جنابعالی تقاضا داریم تا با توجه به اینکه یک اصله درخت در منطقه ما مشکلاتی را برای اهالی محل ایجاد کرده است، اقدام لازم صورت گیرد. این درخت در زیبا سازی محل ما تاثیر بسزایی داشته، اما اخیرا به دلیل وزش باد و طوفان قسمتی از تنه و شاخه‌های آن قطع شده که مشکلات بسیار زیادی را برای رفت و آمد اهالی محل ایجاد کرده است؛ لذا از جنابعالی استدعا دارم که دستورات لازمه را برای رفع این مشکل داده شود.

پیشاپیش از توجه بی دریغ شما و دستور مساعد جنابعالی قدردانی و تشکر می‌کنم.

با تشکر و سپاس
امضاء …

 

درخواست تکمیل تجهیزات پارک محل

بسمه تعالی

جناب آقای …/ شهردار محترم منطقه …
شهردار محترم منطقه.
موضوع: درخواست افزودن تجهیزات به پارک منطقه.

با سلام و احترام

بدینوسیله استحضار می‌رسانیم که مردم محله… از جنابعالی درخواست دارند تا برای رسیدگی به افزایش تجهیزات پارک منطقه … اقدامات لازمه را انجام دهید. با توجه به اینکه وسایل بازی و تفریحی، نیمکت ها، حوض، بوفه و … در پارک / بوستان در منطقه. متعلق به چند سال پیش بوده و از قدمت زیادی برخوردار هستند، درخصوص مجهز کردن پارک به تجهیزات جدید و وسایل بازی اقدام لازم انجام و دستورات مورد نیاز داده شود. از آنجاییکه زیبایی منطقه و مجهز شدن پارک برای ما در اولویت قرار دارد و از محدودیت مالی شهرداری مطلع هستیم، آمادگی خود را برای پرداخت قسمتی از هزینه اعلام می‌کنیم تا روند مجهز کردن پارک تسریع داده شود.

از حسن توجه شما قدردارنی و تشکر می‌کنیم.

با تشکر و سپاس
ساکنین منطقه …
امضا‌ها …

 

نمونه نامه ‌استشهاد محلی

اینجانب … فرزند. بدینوسیله از همسایگان محترم و معتمدین و کسبه محل درخواست می‌کنم که با توجه به اینکه از وضعیت خانوادگی، شرایط کاری و میزان درآمد من مطلع هستید، گواهی فرمایید که اینجانب به عنوان… از حقوق ماهیانه… ریال برخوردار هستم و در… به نشانی … کار می‌کنم. بنده درآمد دیگری ندارم و دارای زن و… فرزند هستم. از آنجاییکه معاش زندگی شخصی خود را به سختی تامین می‌کنم و هر ماه مبلغی را به عنوان اجاره منزل پرداخت می‌کنم، در حال حاضر توانایی پرداخت مبلغ … ریال برای پرونده کلاسه و … را ندارم؛ لذا مراتب بالا را تائید کرده و آن‌ها را گواهی نمایید. پیشاپیش از تمامی شما تشکر و قدردانی می‌کنم.

با تشکر
امضا 

ما امضا کنندگان ذیل، صحت و درستی تمامی اطلاعات ذکر شده در بالا را تصدیق می‌کنیم و در صورت نیاز حاضر هستیم در دادگاه برای اجرای تشریفات و سوگند شرعی حضور پیدا کرده و این موارد را گواهی کنیم.

اینجانب… فرزند … ساکن … تاریخ و امضاء
.

.

.

سخن آخر

به طور کلی نامه‌های اداری ساختار ثابتی دارند و جزئیات در آنها متفاوت است. پیشنهاد می‌کنیم به منظور نگارش صحیح نامه‌تان، نگاهی به اصول استفاده از علائم نگارشی نیز داشته باشید و از آنها به طور صحیح استفاده کنید. در صورتیکه تجربه‌ای دیگر درباره نوشتن نامه اداری به شهرداری دارید، لطفاً آن را در قسمت نظرات و پرسش‌ها با ما و دیگر مخاطبان ستاره در میان بگذارید.