چگونگی نگارش نامه های اداری مدارس

یادگیری شیوه نوشتن نامه‌های اداری اهمیت زیادی برای نویسنده در رسیدن به اهدافش دارد. نامه‌های اداری خود انواع مختلفی دارند که یکی از انواع آن نامه‌های اداری مدارس است. این که ما به عنوان پدر یا مادر یا سرپرست دانش آموز، چگونه درخواست خود را به مدرسه در قالب شکل نامه بنویسیم، اهمیت زیادی دارد؛ به همین دلیل در این مطلب، شیوه نگارش نامه‌های اداری به مدارس را بیان کرده و در ادامه چند مورد متن نمونه آماده کرده‌ایم تا شما با الهام از آن‌ها نامه‌ای تاثیرگذار و البته با شیوه نگارش صحیح، را بنویسید.

 

اصول کلی نگارش نامه های اداری مدارس

برای نگارش یک نامه اداری به مدارس به نکات زیر دقت کنید:

۱. انتخاب کلمات

در انتخاب کلمات دقت کنید و به هیچ عنوان از کلمات عامیانه در نگارش نامه خود استفاده نکنید.

۲. خلاصه نویسی

مطلب اصلی خود را بدون حاشیه و عبارات اضافه بنویسید. لازم به توضیح است در نوشتن نامه‌های اداری رعایت خلاصه نویسی و بیان هدف و مقصود در قالب جملات کوتاه، واضح و روشن و پرهیز از هر گونه زیاده نویسی از اصول اولیه به شمار می‌رود. همچنین از به کار بردن عبارات و جملات تکراری که در اصل یک مفهوم را به دنبال دارند، خودداری کنید. اگر با وجود این که مطلب خود را خلاصه کرده اید باز هم طولانی و بلند است و خلاصه نویسی بیشتر مقدور نیست و هدف اصلی را نمی‌رساند، تا حد امکان خلاصه‌ای از هدف اصلی متن نوشته و سپس متن کامل را به صورت پیوست، ضمیمه نامه کنید.

۳. تایپ نامه

از بدخطی، ناخوانا و بی نظم نوشتن نامه اکیدا پرهیز کنید. تا جایی که برایتان مقدور است نامه را تایپ کنید.

۴. استفاده از عبارت “به استحضار می‌رساند”

از آنجایی که اکثر نامه‌های اداری مدارس برای مدیر یا مسئولان سازمان آموزش و پرورش نوشته می‌شود بهتر است شخص مورد نظر خود را با عبارت “به استحضار می‌رساند” خطاب نمایید.

۵. عدم مشاهده غلط املایی

در نوشتن نامه‌های اداری مدارس دقت کنید، به هیچ عنوان نباید غلط املایی در متن شما وجود داشته باشد. همچنین بهتر است، نامه از لحاظ دستوری نیز صحیح و بدون اشتباه باشد.

۶. استفاده از حاشیه مناسب

در نوشتن نامه‌های اداری مدارس، حاشیه‌های متناسب را در اطراف متن رعایت کنید.

۷. شروع نامه

نامه خود را با “بسم الله الرحمن الرحیم” یا “به نام خدا” آغاز کنید. همچنین بهتر است تاریخ را نیز در نامه وارد کرده و اگر نامه به همراه ضمیمه ارسال می‌شود، حتما به وجود پیوست در آن اشاره کنید.

۸. پاسخ به نامه قبلی

 اگر نامه شما در پاسخ به نامه‌ای است که قبلا از مدرسه یا سازمان آموزش و پرورش دریافت کرده اید، حتما در ابتدای نامه، قبل از شروع متن اصلی، عبارت “نامه در پاسخ به نامه شماره … در تاریخ … است” را ذکر نمایید.

۹. پایان بندی نامه

پس از پایان متن نامه، به اندازه یک سطر جای خالی گذاشته و سپس در سمت چپ امضا کرده و تاریخ بزنید.

 

 

نوشتن یک نامه اداری پیرو کار چندان ساده‌ای نیست اگر با نحوه نگارش اینگونه نامه‌ها آشنایی ندارید مطالعه مقاله یک نمونه نامه اداری پیرو به همراه بررسی شیوه نگارش را به شما پیشنهاد می‌دهیم.

 

۱. نمونه نامه اداری برای موجه کردن غیبت دانش آموز به مدیر مدرسه

به نام خدا

تاریخ: …..

سرکار خانم/ جناب آقای…… مدیر محترم دبیرستان ……
با سلام.

به استحضار می‌رساند اینجانب …..، ولی دانش آموز ……. کلاس ….. تقاضا دارم غیبت فرزندم را در تاریخ …. که به علت بیماری و ضعف شدید جسمانی قادر به حاضر شدن در مدرسه نبوده است را موجه فرمایید.

امضاء و تاریخ

 

۲. نمونه نامه اداری برای دریافت پرونده دانش آموز از مدرسه

به نام خدا

تاریخ: ….

سرکار خانم/ جناب آقای…… مدیر محترم دبستان ……

با سلام و احترام.

به استحضار می‌رساند اینجانب …..، ولی دانش آموز ……. کلاس .. هستم. بنده از سوی اداره … به شهر ….. منتقل شده ام و نظر به این که خانواده نیز بایستی بنده را همراهی کنند، خواهشمندم دستور فرمایید پرونده تحصیلی فرزندم را به ایشان تحویل دهند تا بتوانم در یکی از مدارس شهر … ثبت نام کند و به تحصیل خود ادامه دهد.

بدین وسیله از زحمات بی شائبه جنابعالی و همه معلمان دلسوز و محترم، نهایت تشکر و قدردانی را دارم.

امضاء و تاریخ

 

۳. نمونه نامه اداری برای ثبت نام دانش آموز در مدرسه

به نام خدا

تاریخ: ….

سرکار خانم/ جناب آقای…… مدیر محترم دبیرستان ……

با سلام و احترام.

به استحضار می‌رساند اینجانب …..، ولی دانش آموز ……. کلاس .. می‌باشم. بنده از سوی اداره … به شهر ….. منتقل شده ام و نظر به این که خانواده نیز بایستی بنده را همراهی کنند؛ خواهشمندم دستور فرمایید، فرزندم را در دبیرستان شما ثبت نام نمایند تا بتواند به تحصیل خود ادامه داده و انشاالله در آینده فردی شایسته و خدمتگزار برای سرزمین خود باشد.

همچنین پرونده تحصیلی فرزندم به صورت پیوست، ضمیمه شده است. پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی و همه کارکنان محترم دبیرستان، تشکر و قدردانی می‌نمایم.

با تشکر ….، ولی دانش آموز ….

امضاء و تاریخ

 

۴. نمونه نامه اداری به آموزش و پرورش برای درخواست اعزام دبیر مجرب

بسم الله الرحمن الرحیم

تاریخ: ….

سرکار خانم/ جناب آقای…… رئیس محترم آموزش و پرورش ناحیه. شهرستان …..

با سلام و احترام.

به استحضار می‌رساند ما دانش آموزان دبیرستان …… به دلیل نداشتن دبیر مجرب برای درس … پایه ضعیفی در درس مربوطه داریم. به همین جهت از جنابعالی عاجزانه تقاضا داریم به منظور پیشرفت و تقویت درسی ما و انشاالله موفقیت در پایه‌های تحصیلی آینده دستور فرمایید دبیری کارآزموده برای درس …. به این دبیرستان اعزام کنند. در نهایت از حسن توجه و زحمات جنابعالی، نهایت تشکر و قدردانی را داریم.

دانش آموزان پایه .. دبیرستان …..

امضاء و تاریخ

 

سخن آخر

افرادی که در ارگان‌های دولتی یا خصوصی بزرگ مشغول به کار هستند، می‌دانند رعایت این اصول در نحوه نوشتن نامه اداری چه قدر اهمیت دارد و حتی موجب می‌شود تصور شخص بالادست نسبت به شما تغییر کند. با این حال، در حالت عادی و برای انجام امور روزانه، مانند نوشتن نامه‌های اداری به مدارس نیز این اهمیت وجود دارد. نوشتن یک نامه اداری مناسب کمک شایانی در پیشبرد اهداف شما خواهد کرد. شما چه نکته دیگری می‌توانید برای نوشتن اینگونه نامه‌های اداری به ما پیشنهاد دهید؟ لطفاً آن را در قسمت نظرات و پرسش‌ها با ما و دیگر مخاطبان ستاره در میان بگذارید.