نویسنده: زهرا روشنایی
بروزرسانی: 28 فروردین 1401
ستاره | سرویس عمومی – کایزن (改善) یک روش برای ایجاد بهبود مستمر بر اساس این ایده است که تغییرات مثبت کوچک و مستمر می‌توانند پیشرفت‌های بزرگ و عمده‌ای را ایجاد کنند. درواقع، کایزن برخلاف رویکرد‌هایی که از تغییرات رادیکال یا دستورات از بالا به پایین برای دستیابی به تحول استفاده می‌کنند، مبتنی بر همکاری و تعهد است. این روش در بخش تولید و به منظور کاهش نقص‌ها، حذف ضایعات، افزایش بهره‌وری، تشویق هدفمندی و مسئولیت پذیری کارکنان و ارتقاء نوآوری ایجاد شد. اما بیایید کمی بیشتر دررابطه با این روش بدانیم…
کایزن چیست؟
کایزن به عنوان یک ابزار قابل اتکا برای تولید ناب، کیفیت، بهره‌وری، امنیت و فرهنگ محیط کار را بهبود می‌بخشد. این اتفاق با اعمال تغییرات کوچک روزانه رخ می‌دهد که پیشرفت بزرگی را در طول زمان ایجاد خواهد کرد. این واژه در زمانی که ژاپن پس از جنگ جهانی دوم سعی در بازسازی کشور داشت بوجود آمد. چندین مشاور تجاری آمریکا با شرکت‌های ژاپنی همکاری کردند تا تولید را بهبود بخشند. در نتیجه، چندین تکنیک مدیریتی از جمله کایزن توسعه یافتند.
در لغت، کایزن ترکیبی از دو واژه‌ی ژاپنی کای (بهبود) و زن (خوب) است به معنای بهبود خوب. اما در طول زمان، به عنوان «بهبود مستمر» تعریف شده است. برخلاف بسیاری از روش‌های تجاری، قدرت کایزن از حمایت و همکاری همه‌ی کارگران، از مدیر عامل گرفته تا فروشنده‌ها، برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود کسب و کار نشات می‌گیرد.
کایزن چگونه کار می‌کند؟
کایزن با کاهش ضایعت و حذف فرآیند‌های کاری بیش از حد دشوار کار می‌کند. این فلسفه به عنوان یک روش کسب و کار ناب، تنها در صورتی که همه‌ی کارکنان به دنبال بهبود بخش‌ها و ارائه پیشنهادات براساس تجربیات و مشاهدات خود باشند، موفق می‌شود.
از ابتدا باید برهمگان واضح باشد که پیشنهادات مورد استقبال قرار می‌گیرند و عواقب منفی برای مشارکت وجود نخواهد داشت و در عوض، به کارکنان در مقابل پیشنهاداتی که فضای کسب و کار را بهبود می‌بخشد پاداش داده می‌شود. کارگران در این صورت اعتماد به نفس و اشتیاق بیشتری در جهت بهبود سازمان پیدا می‌کنند. آن‌ها تبدیل به رهبرانی می‌شوند که به طور مداوم به دنبال روش‌هایی برای بهبود کسب و کار هستند.
از ابتدا باید برهمگان واضح باشد که پیشنهادات مورد استقبال قرار می‌گیرند و عواقب منفی برای مشارکت وجود نخواهد داشت و در عوض، به کارکنان در مقابل پیشنهاداتی که فضای کسب و کار را بهبود می‌بخشد پاداش داده می‌شود. کارگران در این صورت اعتماد به نفس و اشتیاق بیشتری در جهت بهبود سازمان پیدا می‌کنند. آن‌ها تبدیل به رهبرانی می‌شوند که به طور مداوم به دنبال روش‌هایی برای بهبود کسب و کار هستند.
بیشتر بدانید: مدیریت فروش؛ ۸ استراتژی حیاتی بهبود عملکرد در فروش
شروع به کارگیری کایزن
برای به کارگیری کایزن، در ابتدا لازم است نکاتی را در ذهن داشته باشید:
- با آموزش شروع کنید. همه باید بدانند که این برنامه درحال تبدیل شدن به بخشی از فرهنگ کار است.
- مجموعه را حمایت کنید. کارکنان باید بدانند که هرزمان که لازم باشد، از بالا حمایت می‌شوند.
- به ایده‌ها جریان دهید. از گروه‌ها و تخته یا صندوق پیشنهادات استفاده کنید. کارمندان به یک روش برای ارتباط موثر نیاز دارند.
- بگذارید ایده‌ها بوجود بیایند. اجازه دهید کارمندان، در صورت امکان، خود پیشنهاداتشان را اجرا کنند. این کار آن‌ها را برای مشارکت تشویق خواهد کرد.
- موانع را حذف کنید. یک تخته‌ی کایزن می‌تواند بسیار مفید باشد. استفاد از چنین بوردی، به کارکنان اجازه می‌دهد که ایده‌هایشان را ارائه کرده و پیشرفت و مزایای بهبود را دنبال کنند.
این کار‌ها به برنامه شما کمک می‌کند تا روی غلطک بیافتد و به موفقیت برسد. کارگران احساس خواهند کرد که سهمی در کسب و کار و وظایفشان دارند و در نتیجه بیشتر در کسب و کار شما و خودشان مشارکت خواهند کرد.
بیشتر بدانید: عوامل موثر در موفقیت کار تیمی
حمایت از کایزن با سایر ابزار
کایزن دارای یک اصل ساده است: ببینید که چگونه کار‌ها بهبود می‌یابند، آن‌ها را بهبود دهید و سپس دوباره و دوباره این کار را انجام دهید. خلاصه‌ی آن می‌شود، P:plan (برنامه ریزی کنید)، D:DO (انجام دهید)، C:Check (بررسی کنید)، A: Act (عمل کنید)؛ PDCA. با این برنامه می‌توانید کارکنان را در یافتن مشکلات، توسعه راه حل‌ها و اعمال راه حل‌ها در یک چرخه‌ی مستمر، توانمند کنید.
علاوه بر PDCA، کایزن را می‌توان با ابزار‌های دیگری پشتیبانی کرد. این ابزار‌ها عموما تحت لوای کایزن قرار می‌گیرند:
- اتوماسیون: بهبود کارایی و انجام آسان‌تر کار‌ها از طریق اتوماسیون.
- سیستم کانبان: توانمندسازی برنامه با تهیه کردن لیست دارایی‌ها.
- نظام آراستگی (۵S): پشتیبانی از بهبود مستمر با بهبود سازمان، استاندارسازی و ایمنی.
- مدیریت کیفیت جامع (TPM): حذف خرابی‌ها و افزایش تولید نهایی از طریق نگهداشت پیشگیرانه و آموزش.
یکی از دلایل کارایی کایزن، انعطاف پذیری آن است. با استفاده از ابزار‌های مختلف می‌توان آن را به گونه‌ای به کاربرد که به بهترین شکل متناسب با نیاز‌های شما باشد. ببینید چگونه می‌توانید از ۵s برای پشتیبانی از کایزن استفاده کنید. ایمنی و کیفیت را افزایش دهید تا به بیشترین سود دست یابید.
مزایای به کارگیری کایزن
به کارگیری کایزن مزایای بسیاری دارد؛ ازجمله:
- افزایش تولید
- بهبود کیفیت
- کاهش هزینه
- ایمنی بهتر
- بهبود رضایت مشتری
- بهبود ارتباط و همکاری در سازمان
- بهبود روحیه و رضایت کارمندان
- افزایش سرمایه گذاری کارمندان و مدیران در کسب و کار
درحالی‌که خاستگاه کایزن، در صنایع تولیدی بوده است، اما امروزه سایر صنایع و کسب و کار‌ها نیز از آن بهره می‌جویند:
- اقتصاد
- IT
- نرم افزار
- بهداشت و درمان
کایزن و شرکت تویوتا
براساس شواهد، کارخانه‌ی تویوتا اولین کسب و کاری بود که کایزن را به کار گرفت. این شرکت به قدری این فرهنگ را پذیرفته و به کارگرفته است که هر کارگر در خط تولید همچون یک رهبر عمل می‌کند و تا جایی قدرت می‌یابد، که اگر تشخیص دهد ایرادی در کار است، اجازه دارد با تصمیم شخصی تولید را متوقف کند، مسئله را برطرف کند و کار را از سر بگیرد.
قضیه از این قرار بود که همکاران آمریکایی تویوتا، به سراغ این کارخانه می‌روند تا بیاموزند چگونه می‌توانند با کاهش ضایعات و خطاها، تولید را افزایش داد. آمریکایی‌ها خود تولید خوبی داشتند، اما تولیداتشان دارای اشکالات فراوانی بود، به گونه‌ای که در نهایت تعداد زیادی از خودرو‌ها باید باز می‌شدند تا نقصشان برطرف گردد.
آن‌ها در کمال شگفتی این شرایط را در شرکت تویوتا دیدند و منطق‌شان مبنی بر این که «هیچ چیز نباید باعث توقف تولید شود» را کاملا زیر سوال برد. آن‌ها زمانی که به کشورشان بازگشتند، کایزن را به کار گرفتند. از آن پس به کارگران براساس کیفیت پیشنهاداتشان، و نه کمیت آن‌ها، پاداش دادند و در نهایت به بهره وری بهتری دست یافتند.
آن‌ها در کمال شگفتی این شرایط را در شرکت تویوتا دیدند و منطق‌شان مبنی بر این که «هیچ چیز نباید باعث توقف تولید شود» را کاملا زیر سوال برد. آن‌ها زمانی که به کشورشان بازگشتند، کایزن را به کار گرفتند. از آن پس به کارگران براساس کیفیت پیشنهاداتشان، و نه کمیت آن‌ها، پاداش دادند و در نهایت به بهره وری بهتری دست یافتند.
انجام کار‌ها به روش کایزن می‌تواند در زندگی روزمره تان نیز موثر باشد. خیلی ساده همواره به دنبال تغییرات کوچک، مثبت و مسمتر باشید. اگر نظر یا تجربه‌ای نیز در این زمینه دارید آن را با ما به اشتراک بگذارید.
برگرفته از: graphicproducts
