نحوه نوشتن نامه اداری و رعایت نکات لازم

حتما تا به حال برای شما نیز پیش آمده که هنگام نوشتن نامه اداری دچار سردرگمی شوید و ندانید که چگونه باید شروع و چه نکاتی را باید رعایت کنید. زیرا نوشتن نامه‌ اداری با دیگر نامه‌ها فرق دارد و اگر نکات و نگارش نامه‌ اداری رعایت نشود نوعی توهین به مخاطب به حساب می‌آید. در این مقاله مراحل قدم به قدم نوشتن نامه‌ اداری، همراه با نکاتی که باید رعایت شود، شرح داده خواه شد.

 

تعریف نامه‌ اداری

نامه‌‌ی ادارای نامه‌ای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌ها نوشته می‌شود. پس نوشتن نامه‌ اداری با نوشتن یک نامه‌ دوستانه متفاوت است. در یک نامه‌ی اداری علاوه بر رعایت نگارش و نحوه‌ی نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت اشتباه نشود.

 

قسمت‌های تشکیل دهنده‌ یک نامه‌ اداری

سربرگ

مهم‌ترین بخش‌های سربرگ عبارت است از:

• تاریخ
• شماره‌ی نامه
• وضعیت پیوست

متن یا محتوا

محتوا باید شامل پنج قسمت باشد:

• ادب و احترام
• مقدمه‌ی نامه
• پیام اصلی
• نتیجه‌گیری
• سپاس‌گذاری

پابرگ نامه

پابرگ باید شامل سه قسمت باشد:

• نام فرستنده
• سمت سازمانی فرستنده
• امضا

 

 

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

• قبل از نوشتن نامه‌ی اصلی ابتدا آن را چرک نویس کنید و سپس در برگه‌ی اصلی پاک نویس کنید.
• نامه را با حواسی جمع بنویسید که غلط املایی نداشته باشید.
• از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
• نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود.
• از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری و از گفتن جزئیات و واژگان اضافی پرهیز کنید.
• اگر متن نامه خیلی طولانی است، قبل از متن اصلی ابتدا یک خلاصه بیان کنید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
• نامه را با خطی خوانا و زیبا بنویسید. اگر نامه را تایپ می‌کنید از فونت‌های رایج و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
• اگر نامه دارای پیوست است حتما باید در ابتدای نامه ذکر شود.
• اگر نامه در پاسخ به نامه‌ای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
• و اگر نامه با توجه به نام‌های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.

 

نحوه‌ی خطاب قرار دادن رده‌های سازمانی در نامه

رعایت دقیق مرتبه‌های سازمانی در نوشتن نامه‌ اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سمت‌های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند.

• از لفظ به “استحضار می‌رساند” معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های بالا دست استفاده می‌شود.
• از لفظ “به آگاهی می‌رساند”  معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های هم‌رده استفاده می‌شود.
• از لفظ “به اطلاع می‌رساند” معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های زیر دست استفاده می‌شود.

 

 

و اما مراحل قدم به قدم برای نوشتن نامه اداری:

۱. در ابتدا برای شروع به نوشتن نامه اداری باید نام خدا و سپس تاریخ همان روز را بنویسید.

۲. با کمی فاصله از سمت راست (کمی بیشتر از خط اول) نامه را با احترام به مخاطب نامه بنویسید. یک نامه‌ی اداری برای تاثیر پذیری بیشتر باید در نهایت ادب و احترام نوشته شود.

به عنوان نمونه: جناب آقا/خانم … مدیریت محترم سازمان …

۳.مقدمه‌ای بنویسید که مخاطب را جذب کند و ذهن خواننده را برای مطلب اصلی آماده کند. نمی‌توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می‌شود.

به عنوان نمونه: به استحضار می‌رساند که با توجه به برگزاری “همایش بین المللی فرش و منسوجات” از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ مهرماه ۱۳۹۷ در سالن نمایشگاه‌های بین المللی…

۴. سپس متن و پیکره‌ی اصلی را بنویسید.

مثلا در ادامه‌ی جمله‌ی بالا: به استحضار می‌رساند که با توجه به برگزاری “همایش بین المللی فرش و منسوجات” از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ مهرماه ۱۳۹۷ در سالن نمایشگاه‌های بین المللی، خواهشمند است دستور فرمائید…

۵. پس از درخواست، انتها و پایان نامه را به گونه‌ای بنویسید که تشویق و ترغیب به انجام درخواست شما باشد.

به عنوان نمونه: با توجه به مطالب فوق انتظار می‌رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.

۶. پس از اتمام نوشتن نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.

۷. اگر نیاز است که نامه برای بخش‌های دیگری نیز ارسال شود، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش‌ها را یادداشت کنید.

 

 

علاوه بر رعایت نکات فوق در هنگام نوشتن نامه اداری می‌توانید از نمونه‌‌های مشابه نیز کمک بگیرید. در ادامه می‌توانید چند نمونه متن نامه‌ ادارای را مشاهده کنید و از آن‌ها برای نوشتن نامه کمک بگیرید. 

 

انواع نمونه نامه اداری

درخواست غرفه در نمایشگاه

جناب آقای …
مدیر محترم اجرایی نمایشگاه ….
موضوع: درخواست غرفه در نمایشگاه

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب … با مسئولیت ……. در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و پر نمودن فرم تکمیلی برنامه‌ها بدینوسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه …. بحضور اعلام می‌دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول و از نتیجه این امور را مطلع نمایند.

بدیهی است هرگونه تغییر در تصمیم حضور این شرکت در نمایشگاه الزاما به صورت کتبی اعلام خواهد شد و در غیر این صورت مسئولیت مالی آن بر عهده این شرکت خواهد بود.
به امید آنکه بتوانیم با کمک یکدیگر گامی هرچند کوچک در بهبود فضای کسب وکار کشورمان برداریم.

با تشکر
نام و امضا و تاریخ

 

متن نامه درخواست اقلام و تجهیزات

جناب آقای
مدیر محترم …
موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می‌رساند این امور جهت انجام … نیاز به اقلام و تجهیزات زیر دارد. خواهشمند است دستور فرمایید مساعدت لازم مبذول نمایند.

۱-
۲-
۳-
پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر…
رییس قسمت …

 

نمونه نامه برای انتقال یا مهمان دانشجویان

جناب آقای …
ریاست محترم دانشگاه ….
موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه …

با سلام

بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال … بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم، در …است، تقاضای میهمان به مدت … به دانشگاه …می‌باشم.

البته با توجه به مشکلات دیگری از جمله مشکلات مالی، اجتماعی، خانوادگی؛ فوت یکی از اقوام درجه اول از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم درخصوص دانشجوی میهمان مبذول نمایند.

با تشکر و سپاس…

 

نمونه نامه برای اعتراض نمره دانشجویان

جناب آقای…
استاد گرامی استاد درس ….

موضوع: اعتراض به نمره امتحان پایان ترم

با سلام و خسته نباشید خدمت شما

بدینوسیله اینجانب … دانشجوی رشته کارشناسی ……در کلاس…… نسبت به گرفتن نمره پایین در نمره درس … از شما استاد عزیز گله‌مندم.

اینجانب برای این درس در طول ترم تلاش بسیار کرده‌ام، درس را با علاقه فراوان دنبال می‌کردم، تکالیف و ترجمه متن‌ها را بادقت و وسواس فراوان انجام می‌دادم و وقت بسیاری را برای درس …. صرف می‌کردم. بنده حقیر در کلاس نیز تمام تلاش خود را برای فعال بودن در کلاس نیز انجام داده و این روند را درطول ترم نیز دنبال کردم.

در امتحان پایان ترم نیز تمام تلاش خود برای گرفتن نمره کامل درس بکار گرفتم تا رضایت بخش‌ترین و بهترین عملکرد و نتیجه را داشته باشم. با ایمان به این که نمره کامل این درس را دریافت می‌کنم. اما با دیدن نمره خود و مقایسه با دیگر دانشجویان ضعیف کلاس که نمره‌های بالاتر دریافت کرده بودند بسیار متعجب شدم.

اینجانب از حضرتعالی استدعا دارم یک بار دیگر برگه امتحانی و عملکرد کلاسی اینجانب را مورد بررسی و بازبینی قرار دهید.

با تشکر و سپاس فراوان

دانشجوی….

 

 

نمونه اداری و رسمی بازگشت به کار

جناب آقای ….
مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی
موضوع: درخواست بازگشت به کار

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می‌رساند اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره شناسنامه ……؛ که از تاریخ ……….. در شرکت با سمت ……. در واحد …… مشغول بکار بوده ام متاسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ …………… گردیده‌ام، با توجه به مشکلات بیشماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده‌ام، از جنابعالی تقاضای بازگشت به کار داشته و تعهد می‌نمایم در صورت موافقت با شروع بکار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید.

با تشکر و سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضا

 

درخواست امریه

موضوع: درخواست امریه

با سلام

احتراما ضمن عرض ارادت و تبریک سال حمایت از کالای ایرانی به گفته رهبر معظم انقلاب خدمت حضرتعالی وپرسنل معزز، بدینوسیله اینجانب …………………………….. به شماره ملی …………………
دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی وگواهی آموزشی …………………………….. از دانشگاه پیام نور …………………….. و متصدی از شرکت ……………………………، وسابقه ……….. سال فعالیت رسمی با …………………..، دارای دو مقاله داخلی وخارجی (به پیوست) تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارنم وضمن تجربه از راهنمایی‌های متخصصین محترم آن سازمان نیز بهره‌مند گردم. خواهشمند است با عنایت به اینکه متاهل می‌باشم، با تقاضا ارائه شده موافقت و دستورات لازم را مبذول فرمائید، لذا در صورت پذیرش تقاضا اینجانب متعهد می‌گردم طی تمام خدمت، ضمن رعایت نظم وانضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را مدنظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید.
پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت سپاسگزارم.

با احترام

 

درخواست وام یا مساعده حقوق

جناب آقای
رییس محترم امور کارکنان
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب …………. کارمند یا کارگر شماره …….. که در قسمت ……. مشغول بکار می‌باشم بدلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ….. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه … ریال یا در مدت …. ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.
پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

 

نمونه نامه درخواست همکاری

بسمه تعالی
مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………..
جناب آقای ……………..

باسلام و احترام

پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه ………………….. مورخ …………………. جهت همکاری دربخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می‌دارم.

امیدوارم ویژگی‌های اینجانب از جمله، تحصیل در رشته مدیریت بازرگانی و گذراندن دوره‌های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت‌های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا و اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواست‌ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم.

ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، ازوقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می‌دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور درآن شرکت برای ارائه سایر اطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام می‌دارم.

با تشکر
نام و نام خانوادگی و امضاء

 

“توجه کنید که نوشتار صحیح و گویای نامه‌ی شما می‌تواند در موفقیت شما در بیان درخواست، کار، همکاری و … تاثیر بسیاری داشته باشد. پس نامه را در نهایت دقت و رعایت قواعد نامه نگاری بنویسید. “