راهکارهای مدیریت زمان از زبان برایان تریسی

مدیریت زمان از زبان برایان تریسی به شما تکنیک هایی را می آموزد که با آموختن و اجرای آن‌ها تبدیل به یک استاد سودمند می‌‌شوید. موفقیت در هر چیزی وابسته به مدیریت زمان است. به نظر می‌رسد در طول روز ساعات کافی برای بدست آوردن آنچه که لازمه موفقیت است را ندارید، اما اگر می‌خواهید در مدت زمان کوتاهی بیشتر از دیگران پیشرفت کنید باید در مدیریت زمان ماهر شوید.

مدیریت زمان به چگونگی برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی زمان، برای فعالیت‌های مختلف اطلاق می‌شود. ابزار و روش‌های مختلفی برای انجام کارهای زیاد، در زمانی کوتاه وجود دارد. در اینجا برخی از روش‌های مدیریت زمان را که به شما کمک خواهد کرد، ۲۴ ساعت روز خود را موثرتر مدیریت و سازماندهی کنید، آورده شده است.

اهمیت مدیرت زمان

زمان گران بهاترین منبع شماست. ارزشمندترین چیزی است که دارید. زودگذر، غیرقابل جایگزینی و محدود است. اما می‌تواند از کارهایی با اهمیت کمتر به کارهایی با ارزش و اهمیت بالاتر اختصاص داده شود.

همه کارها زمان لازم دارند

هر کاری که قبل از انجام آن لحظه‌‌ای در موردش فکر ‌کنید، قدرت مدیریت زمان شما را بهبود بخشیده و به سرعت، کارآیی و سودمندی را افزایش می‌دهد. مدیریت زمان فقط یک ابزار کاریست، مانند ماشین حساب یا موبایل. چیزی است که برای افزایش بارآوری و کسب درآمد بیشتر استفاده می‌‌شود. مدیریت زمان یک مهارت یا فعالیت جانبی نیست. یک توانایی اساسی است که هر چیز دیگری در زندگی، به آن وابسته است.

قورباغه را بخور!

“اولین چیزی که هر روز صبح باید انجام دهید این است که یک قورباغه زنده را بخورید” مارک تواین

قورباغه شما بزرگترین، سخت‌ترین و مهمترین کاریست که دارید، تکلیفی که احتمالا بیشتر از بقیه در مورد آن اهمال کاری می‌کنید.

اگر قرار است هر روز صبح قورباغه بخورید، نشستن و نگاه کردن به آن فایده ‌ای ندارد

کلید رسیدن به سطوح بالای مدیریت زمان این است که عادت به انجام کارهای مهم را در خود پرورش دهید. خوردن قورباغه باید جزء روزمرگی‌های شما شود تا بتوانید بقیه کارها را انجام دهید.

میانبر زدنی وجود ندارد

تمرین، کلید موفقیت در هر مهارتی است. ذهن شما مانند یک ماهیچه است که با تمرین و استفاده، رشد کرده و تقویت می‌شود. با تمرین هر رفتاری را یاد می‌گیرید و هر عادتی را ایجاد می‌ کنید. قورباغه شما چیست؟ کاری که هر روز باید انجام دهید چیست؟

چگونگی مدیریت موثر زمان

برای کسب درآمد بیشتر باید زمان را موثرتر مدیریت کنید. دو منبع ارزشمند برای کار در دنیای امروز وجود دارد، زمان و دانش.

با کاربرد این ۵ روش مدیریت زمان به سرعت به موفقیت می ‌رسید

۱. احساس ضرورت (فوریت) داشته باشید

مهمترین شاخص زمان، سرعت است. احساس ضرورت، عادت حرکت کردن به صورت سریع و عمل کردن است. این برای موفقیت ضروری است. افراد موفق نه تنها سخت، بلکه سریع کار می‌ کنند.

۲. اهمال کاری را متوقف کنید

اهمال کاری، دزد زمان و زندگی است. سریع کار کردن، باعث انجام حجم بیشتری از کار در طول روز می‌شود.

۳. در زمان واقعی کار کنید

تا جایی که ممکن است کار خود را در زمان واقعی انجام دهید. متمرکز باشید و آن را همین الان انجام دهید.

مهارت‌های کلی مدیریت زمان

برنامه ریزی هایی که عصرها برای روز بعد خود فراهم می‌ کنید، تاثیر زیادی بر میزان موفقیت شما دارد. در اینجا برخی مهارت‌‌های کلی مدیریت زمان وجود دارد که هر فردی می‌تواند آنها را به کار ببرد.

۱. همیشه روی کاغذ فکر کنید

• تکه‌ای کاغذ بردارید و هر چه را که دوست دارید انجام دهید روی آن بنویسید. هر چیزی حتی برنامه خوردن ناهاری سالم یا آماده کردن شام.
• سپس از خود بپرسید “اگر فقط بتوانم یکی از کارهای این فهرست را امروز انجام دهم، آن کار چیست؟”
• و به همین ترتیب مورد دوم و سوم را مشخص کنید و سپس روز خود را با تعهد، برای انجام فعالیت شماره یک شروع کنید.

۲. از حواسپرتی ‌هایی مثل پاسخ به ایمیل یا دیدن تلوزیون اجتناب کنید

بررسی ایمیل‌‌ها در صبح خیال شما را راحت می‌کند. موبایل خود را خاموش کرده یا دور از دسترس قرار دهید تا مزاحمت ایجاد نکند.

۳. شب قبل، فهرست کاری خود را تهیه کنید

آخرین کاری که می‌توانید برای اطمینان از کارآیی روز بعد انجام دهید، این است که فهرست اهداف و فعالیت‌‌هایتان را از شب قبل تهیه کنید. توانایی برنامه ‌ریزی اهداف، قبل از عمل، شاخصی از شایستگی است. بهترین برنامه راحت‌ترین برنامه برای غلبه بر اهمال کاری است. نوشتن اهداف فردا، قبل از خواب باعث می‌شود به چیزهایی که نیاز دارید فکر کنید و از لحاظ روانی خود را برای انجام آنها آماده کنید. زمانی که از قبل برای فردا آماده باشید، اولویت بندی داشته باشید و لیست آنها را تهیه کنید، کارها سریع‌تر و راحت‌تر از قبل انجام می‌شوند و شما احساس قدرت و شایستگی بیشتری خواهید داشت.

ابزار مدیریت زمان: فهرست کاری ایجاد کنید

برای هر روز یک فهرست کاری تهیه کنید

زمانی که متوجه شوید برنامه‌ ریزی چقدر برای بارآوری و عملکردتان مفید است، تعجب می‌کنید که چند نفر هر روز آن را انجام می‌دهند. برنامه‌ریزی واقعا کار ساده‌ایست. تمام چیزی که لازم دارید یک کاغذ و مداد است. بسیاری از برنامه‌های مدیریت زمان اصول یکسانی دارند. درست کردن یک فهرست بهترین ابزار مدیریت زمان است.

نوشتن فهرست‌های کاری را به یک عادت تبدیل کنید

همیشه طبق لیست کار کنید. وقتی کار جدیدی پیش آمد، قبل از انجام، آن را به لیست اضافه کنید. از اولین روزی که کار کردن طبق فهرست را شروع می‌‌کنید، متوجه خواهید شد که میزان کارایی تان ۲۵ درصد افزایش یافته است. در پایان روز کاری فهرست روز بعد خود را تهیه کنید. هر کاری را که امروز موفق به انجام آن نشدید به لیست فردا اضافه کنید و کارهایی را مختص فردا هستند را بعد از آن بنویسید.

زمانی که از شب قبل فهرست کاری خود را تهیه می ‌کنید، ذهن ناهشیار شما در طول شب روی آن کار می‌کند. در نتیجه صبح با ایده‌ها و بینش‌‌های بزرگ از خواب بیدار می‌شوید و کار خود را سریع‌‌تر و بهتر انجام می‌دهید. هر چقدر زمان بیشتری برای ایجاد فهرست کاری بگذارید، کارآمدی و تاثیر بیشتری خواهید دید.

انواع فهرست‌ های کاری

برای اهداف متفاوت لیست‌های مختلفی وجود دارد. در ابتدا باید فهرست اصلی، از تمام آنچه فکر می‌کنید در آینده می‌خواهید انجام دهید، تهیه کنید. این فهرست، محلی است که هر ایده، مسئولیت یا فعالیت جدیدی که به وجود می‌‌آید را به آن اضافه می‌کنید. بعدا می‌توانید این موارد را رتبه‌ بندی کنید.

سپس فهرستی ماهیانه تهیه کنید. این لیست شامل کارهایی است که در فهرست اصلی شما بودند. بعد از آن فهرستی از فعالیت‌هایی که باید در هفته جاری انجام شوند تهیه کنید. در نهایت موارد فهرست‌‌های ماهیانه و هفتگی را به فهرست روزانه وارد کنید. این‌ها تکالیف اختصاصی هستند که هر روز باید انجام دهید.

تکالیف تکمیل شده خود را بررسی کنید

طی فعالیت‌‌های روزمره، کارهایی را که انجام داده‌اید، تیک بزنید. این کار به شما تصویری دیداری از موفقیت می‌دهد. دیدن اینکه مطابق با فهرست خود در حال پیشرفت هستید به شما انرژی و انگیزه داده و عزت نفس و احترام به خود را در شما افزایش می‌دهد. پیشرفت قابل رویت، شما را به سمت جلو سوق داده و از اهمال کاری جلوگیری می‌کند.

ابزارهای مدیریت زمان برای دفتر کار

مهمترین روش مدیریت زمان، کار کردن روی میزی تمیز و فضایی منظم است. مانند سرآشپزی ماهر که قبل و بعد از آشپزی، آشپزخانه را تمیز می‌کند، شما نیز قبل از شروع کار باید فضای کار خود را مرتب کنید.

۱. میز کار خود را نظم دهید

تمام اسناد خود را در پوشه ‌های مناسب قرار داده و از روی میز برارید. صفحه کامپیوتر خود را نیز تمیز کنید.

۲. چگونه میز کار خود را با تدارکات ضروری سازمان دهید

سازمان دهید و سازمان‌ یافته باشید. مطمئن شوید که تمام تدارکات و ابزارهای لازم موجود و در دسترس هستند. افردی که میزکار به هم ریخته‌ای دارند، زمان زیادی را برای یافتن وسایل مورد نیاز خود در این محیط به هم ریخته سپری می‌کنند. از نظر روانشناختی، یک میزکار یا دفتر به هم ریخته به ذهن ناهشیار، این بازخورد را می‌دهد که شما نظم ندارید. این امر تمرکز و توجه شما را از بین می‌برد.

---

شاید دوست داشته باشید: بهداشت روانی محیط کار چیست و چگونه بهبود می یابد؟

---

ابزارهای مدیریت زمان برای ایمیل

صندوق دریافت خود را تمیز و سازمان‌ یافته نگه دارید. اگر ایمیلی را نیاز ندارید آن را حذف کنید. دو بار در روز به تمام ایمیل‌های خود پاسخ دهید. به محض دریافت به آنها پاسخ ندهید. برخی  افراد، بَرده ایمیل‌‌های خود هستند. آنان زنگی دارند که هر بار ایمیلی دریافت می‌شود، به صدا در می‌‌آید و آنها مجبور به بررسی و پاسخ‌ دهی به آن می‌ شوند. در نتیجه کاری که مشغول آن بوده‌اند را رها کرده و زمانی که مجددا بر می‌‌گردند، تمرکز خود برای انجام آن کار مهم را از دست داده‌‌اند. اگر زمانی را برای پاسخ‌ دهی به تمام ایمیل‌ های خود در نظر بگیرید، به فردی سودمند تبدیل خواهید شد.

به تمام ایمیل‌های خود در یک زمان پاسخ دهید

به محض دریافت ایمیل به آن پاسخ ندهید. به تمام آنها در یک زمان پاسخ دهید. به جای اینکه کمی از آن را اکنون و کمی را بعدا انجام دهید، تمام کارهای شبیه به هم را در یک زمان انجام دهید. در هر کاری که انجام می‌دهید یک منحنی یادگیری وجود دارد. زمانی که مجموعه‌ای از تکالیف یکسان را انجام می‌دهید، منحنی یادگیری زمان لازم برای تکمیل هر تکلیف را کاهش می‌‌دهید.

به ایمیل ‌هایتان، کوتاه پاسخ دهید

باید تصمیم بگیرید که به ایمیل‌‌های خود اجازه کنترل زندگیتان را ندهید. در واقع خود را ملزم کنید که از ایمیل، تنها به عنوان ابزار کار استفاده کنید. سریع و هدفمند پاسخ دهید.  اگر سریع پاسخ دهید، زمان کافی برای خواندن تمام ایمیل‌ها را دارید.

برای ایمیل‌های مختلف پوشه درست کنید

اگر در یک اکانت چند آدرس ایمیل دارید، فیلتری درست کرده و به هر اکانت عنوان دهید. با این روش می‌‌دانید که کدام ایمیل شخصی و کدام یک کاری است. می‌توانید پیام‌‌های شخصی را ذخیره کرده و بعدا بخوانید. در این صورت فقط به ایمیل‌‌های مهم پاسخ خواهید داد.

دو بار در روز ایمیل خود را چک کنید

دو بار در روز یا کمتر ایمیل خود را بررسی کنید، آخر هفته‌‌ها آن را خاموش کرده و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان بگذرانید و کارهای شخصی خود را انجام دهید. یک بار صبح‌ها سر کار، فقط برای ساعتی کوتاه آن را چک کنید، ایمیل‌های تازه‌‌ای که دارید را پاسخ دهید. این کار زمان صبح شما را برای انجام کارهای مهمتری که در طول روز دارید آزاد می‌‌کند. یکبار نیز بعد از ناهار آن را بررسی کنید. بعد از آن تا فردا صبح بر روی کارهای دیگری که دارید تمرکز کنید.

بیشتر افراد موفقی که من می‌شناسم، یک پاسخ‌ دهنده خودکار به ایمیل‌هایشان دارند که جواب‌ هایی مانند “من به دلیل برنامه سنگین خود فقط دو بار در روز ایمیلم را پاسخ می‌ دهم، اگر برای من ایمیلی ارسال کردید به محض اینکه بتوانم آن را پاسخ می‌دهم. اگر امر ضروری دارید با این شماره تماس بگیرید”، دارند.

چگونه می‌توان زمان را بهتر مدیریت کرد؟

سه حوزه که زمان در آنها سپری می‌شود شامل گفتگو، تفکر و کار است. نحوه برنامه‌ریزی زمان در هر حوزه میزان موفقیت در زندگی را مشخص خواهد کرد. پول و منابع و زمان از دست رفته باز نمی‌‌گردند.

• یادگیری مدیریت زمان برای داشتن زندگی راحت و موفقیت شغلی ضروری است.
• ارزیابی کنید که چه چیزی بیشترین میزان توجه و زمان را در زندگی روزمره شما نیاز دارد.
• تعیین فعالیتی که بیشترین میزان زمان را لازم دارد، اولین قدم در ایجاد طرحی برای سودمندتر شدن است.

چگونه می‌توان از زمان بهتر استفاده کرد؟

بسته به آنچه که انجام می‌‌دهید زمان می‌تواند هدر رفته یا ذخیره شود. شاید در طول روز پرمشغله باشید اما این به معنی بارور و سودمند بودن نیست. با مدیریت خردمندانه، زمان هدر رفته در روز را به حداقل رسانده و سودمند خواهید شد.

• فهرستی از مهم‌ترین کارها تهیه و برای هر یک زمانی تعیین کنید.
• تکالیفی که غیر ضروری بوده و زمان کمی لازم دارند را حذف کرده و جایگزین‌های کوتاهتری برای تکالیف ضروری بیابید.
• هدفی روشن داشته باشید. زمان را برنامه‌ریزی کرده و آن را برای کاهش فشار تنظیم کنید.

این‌‌ها باعث می‌‌شود شادتر باشید و زمان را عاقلانه‌تر مدیریت کنید.

عواملی که باید در مدیریت زمان اجتناب شوند

هنگام برنامه‌ریزی به شانس اعتماد نکنید. امید یک راهکار نیست. جملات ناپلئون را زمانی که از او درباره شانس سوال شد به یاد آورید: “بله من به شانس اعتقاد دارم. من به بد شانسی اعتقاد دارم و اعتقاد دارم همیشه بدشانسم در نتیجه با دقت برنامه ‌ریزی می ‌کنم.”

چهار مشکل مهم در مدیریت زمان وجود دارد. هر یک از آنها با اختصاص زمان کافی، برای فکر کردن قبل از انجام کار جدید قابل اجتناب هستند.

۱. اختصاص ندادن زمان کافی

قائل نشدن زمان کافی برای انجام کاری پیچیده، اولین عامل مشکل ‌ساز در مدیریت زمان است. این نخستین علت شکست پروژه‌‌ها و مشاغل افراد و انحراف آن است. آنان انتظار بهترین‌‌ها را دارند، به شانس اعتماد می‌کنند و مقدار زمان کافی را برای تکمیل هر مرحله از کار اختصاص می‌دهند.

۲. انتظار بهترین

• فرض اینکه همه چیز خوب خواهد بود، مدیریت زمان را دچار مشکل می‌کند.
• “فرض‌ های گمراه‌ کننده ریشه تمام شکست‌‌ها هستند” الکس مک کنزی
• هیچگاه انتظار نداشته باشید همه چیز خوب پیش برود. انتظار بروز مشکلات را داشته باشید؛ زمان و منابع کافی برای حل آن مشکلات را برای خود در نظر گرفته و کار را طبق برنامه پیش ببرید.

۳. عجله برای اتمام کار

عجله برای اتمام کار، مدیریت زمان را دچار مشکل می‌‌کند. وقتی به دلیل کمبود زمان یا بودجه برای اتمام کاری عجله می‌‌کنید، بدون شک اشتباهاتی مرتکب شده و کار بی کیفیتی انجام می‌دهید که بعدا مجبور به بازگشت و تصحیح آن خواهید شد. در واقع اتمام صحیح یک فعالیت، زمان کمتری می‌برد اگر نخستین بار آهسته و با دقت بر روی آن کار کنید.

۴. انجام همزمان چندین کار

چهارمین عامل مشکل‌ ساز در مدیریت زمان، این است که سعی می‌‌کنید چند کار را همزمان انجام دهید و در نهایت هیچ یک را به خوبی تمام نمی‌‌کنید. ممکن است بخواهید در زمانی کوتاه کارهای زیادی انجام دهید یا مسئولیت‌های زیادی برای خود و دیگران ایجاد کنید. این عامل باعث می‌شود قسمت‌‌های مختلف پروژه، شکست خورده و تمام تلاش‌‌ها از بین برود. در هر زمان یک کار انجام دهید و بعد از اتمام آن به سراغ تکلیف بعدی بروید.

مدیریت زمان برای ایجاد تعادل در زندگی کاری

یافتن تعادل در زندگی کاری بسیار مهم است. باید بتوانید بین زندگی کاری و شخصی خود تعادل برقرار کنید. مدیریت زمان روشی مفید برای انجام این کار است. در اینجا ۴ روش مدیریت زمان برای برقراری تعادل در زندگی کاری وجود دارد:

۱. جملات مثبت در مورد خود به کار ببرید

• مثبت ‌نگری کیفیت زندگی شما را تغییر خواهد داد و اولین روش برنامه‌ریزی برای ذهن ناهشیار، خودگویی مثبت یا استفاده از جملات مثبت است.
• این‌ها دستوراتی است که از ذهن هشیار خود به ذهن ناهشیار ارسال می‌کنید. جملات مثبت حرف‌‌هایی هستند که با صدای بلند به خود می‌‌گویید یا هیجانات و اشتیاقی است که به عنوان دستورالعمل جدید به ذهن ناهشیار خود ارسال می‌‌کنید.
• این جملات مثبت را بارها و بارها برای خود تکرار کنید.
• “من در مدیریت زمان عالی هستم! من در مدیریت زمان عالی هستم!”
• هر دستور یا جمله مثبتی که بارها و بارها با ایمان، پذیرش و اعتقاد تکرار می‌‌شود، در نهایت توسط ذهن ناهشیار شما پذیرفته خواهد شد.
• از آن به بعد متوجه می‌شوید، رفتارهای بیرونی شما بازتاب برنامه‌ریزی درونی برای بهبود تعادل زندگی کاری و کیفیت زندگی شده است.

۲. از تجسم ذهنی برای برنامه‌ریزی ناهشیار خود استفاده کنید

دومین روشی که می‌توانید برای برنامه‌ریزی ذهن ناهشیار استفاده کنید، تجسم فکری است. تصاویر ذهنی سریعا ناهشیار را متاثر می‌کنند. در تصویر خود روانشناختی، چیزی که می‌بینید شخصی است که با بیانات مثبت به وجود آمده است. خود را به صورت سازمان ‌یافته، کارآمد و موثر در مدیریت زمان ببینید. تصاویری از زمانی که خوب عمل می‌کردید را یادآوری و ایجاد کنید. به زمانی فکر کنید که کارآمد و موثر بودید و در کارهای زیادی درگیر بودید. این تصویر خود را بارها و بارها روی صفحه نمایش ذهن خود تکرار کنید.

۳. آرام باشید و تمرکز کنید

سومین تکنیک مدیریت زمان ساده است. در ابتدا در جایی ساکت نشسته یا دراز بکشید. با جملات مثبت، تجربه‌ای مهم را تصور کنید. مانند یک جلسه، ارائه یا مذاکره یا حتی قرار ملاقاتی که در جهت بهبود زندگی کاری و متعادل کردن کیفیت زندگی شماست. همانطور که آرام نشسته یا دراز کشیده‌‌اید، تصویری از رویدادی در حال وقوع ایجاد کنید و به آن از هر نظری نگاه کنید. خود را آرام، مثبت، شاد و در کنترل کامل ببینید. افراد دیگر را در حال انجام و گفتن آنچه شما می‌خواهید ببینید.

روش آرام سازی ساده‌‌ای وجود دارد که دوست من جک کانفیلد از آن برای آرام کردن ذهن خود استفاده کرد:

1. مکانی ساکت بیابید، چشمانتان را ببندید، بر آرام نفس کشیدن تمرکز کنید.
2. کلمه یا عبارتی روحیه بخش را تکرار کنید.
3. سکوت کنید.
4. تصور کنید با یک هاله نور احاطه شده‌اید.

۴. تصور کنید در مدیریت زمان عالی هستید

تکنیک ذهنی چهارم این است که تصور کنید در مدیریت زمان عالی هستید.

• تصور کنید برای ایفای نقشی در یک فیلم یا اجرا روی صحنه انتخاب شده‌اید.
• نقش فردی را بازی می‌‌کنید که در هر جنبه به خوبی سازمان‌ یافته است. در جریان زندگی روزمره خود تصور کنید بازیگری هستید که در مدیریت زمان بسیار خوب عمل می‌کند. به عنوان کسی که از زمان خود درست و مفید استفاده می‌کند ایفای نقش کنید.
• وانمود کنید کارشناس مدیریت زمان و خودکارآمدی هستید. زمانی که وانمود می‌کنید در مدیریت زمان عالی هستید در نهایت فعالیتی که تحت کنترل مستقیم شماست، به صورت ذهنی یا باوری در ذهن ناهشیار شما تبدیل می‌شود.
• افراد بارها و بارها مدیریت زمان را با تمرکز، تعیین اولویت‌‌ها و غلبه بر اهمال کاری تمرین می‌کنند تا در آن ماهر شوند.

انگیزش مدیریت زمان

لذت از پیامدهای ناشی از مدیریت زمان، انگیزه کافی برای رشد مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان را ایجاد می‌کند. باید به قدری خواهان نتایج باشید که بر جبر طبیعی وادار کننده به اجرای کارها، مطابق روش‌های قدیمی غلبه کنید.

اگر همه موافق‌اند که مدیریت زمان مهارتی خواستنی است، چرا افراد بسیار کمی وجود دارند که “سازمان‌ یافته، موثر و کارآمد” توصیف می‌شوند؟ در طول این سال‌‌ها متوجه شدم افراد زیادی وجود دارند که نظراتی اشتباه در مورد مدیریت زمان دارند.

کلید اینجاست: هر چیزی را که می‌توانید برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی کنید

به آینده فکر کنید، برای احتمالات برنامه‌ریزی کنید، کاملا آماده باشید و روی نتایج خاص تمرکز کنید. فقط بعد از آن می‌توانید در صورت تغییر شرایط کاملا آرام و با انگیزه باشید. بهترین چیزی که می‌توانید سازمان دهید، عواملی است که تحت کنترل شما هستند، باید با راحتی و انعطاف بیشتر هر جایی که لازم است را به سرعت تغییرات دهید.

منبع:  briantracy