پورتال چیست؟

پورتال

یک پورتال نیز مانند یک کامپیوتر خانگی، اطلاعات و خدمات گوناگونی را در یک صفحه وب واحد و به صورتی سازگار و خوش ترکیب در دسترس می گذارد. گاهی به این صفحه WEB TOP هم گفته می شود. پورتال می تواند نقطه شروع یا صفحه اولیه مشخصی داشته باشد که کاربران در زمان اتصال به وب آن را مشاهده کنند. اگر چه بر خلاف صفحه کامپیوتر، پورتال می تواند از طریق مجموعه وسیع دستگاههایی که قابلیت اتصال به وب در آنها پیش بینی شده (از جمله تلفن های موبایل) مورد استفاده قرار گیرد.

 

هر چند شباهت ظاهری فراوانی میان یک وب سایت و یک پورتال وجود دارد به گونه ای که در نگاه اول تفاوت محسوسی میان آن دو مشاهده نمی شود اما این دو کاملا از یکدیگر متفاوت اند.

 

سوال اینجاست که به طور مشخص تفاوت آن دو در چیست؟

در پاسخ به این سوال باید گفت ویژگیهای زیر در یک پورتال آن را از یک وب سایت متمایز می کند:

• درگاه ورود منفردی که از طریق آن می توان به مجموعه منابع مرتبط با پورتال دست یافت.
• نمایش هدفدار اطلاعات با استفاده از تجربیات کاربر.
• دسترسی تقسیم بندی شده به انواع داده و اطلاعات گروه بندی شده.
• در اختیار گذاشتن امکان ارتباط و همکاری میان تمامی کاربران و استفاده کنندگان پورتال.
• امکان پیوستن به نرم افزارها و سیستم های نرم افزاری که گردش کاری مشخص و تعریف شده ای دارند.

 طبق نکاتی که در تعریف پورتال داده شد ویژگی های پورتال عبارتند از:

•     ارائه شخصی سازی اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال. (PersonalizationوTailoring)
•     ارائه سیستمهای جستجو و دایرکتوری به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد. (Search and Directory)
•     ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization)
•     ارائه ساز و کار مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال.(Content & Data Management)
•     ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.
•     پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر web service و سایتهای دیگر، برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز.
•     عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص به گونه ای که برای تمامی‌‌ افراد با سیستم عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality). این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای PDA و موبایل نیز می‌‌‌گردد.
•     Single sign-on: مکانیزمی‌‌ که به وسیله آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد.
•     راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می‌‌‌شود.(Security)
•     ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy)
•     ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد.( Browse / Navigate Documents)
•      ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان (“Forum”). (Collaboration)
•     ارائه سرویس های متداول در اینترنت
•     ارائه مکانیزمی‌‌ که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید، Email دریافت کنند.( Subscribe / What’s new)
•     ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند. این سیستم با استفاده از email و یا خود پورتال پیامی‌‌ برای مشتری ارسال کرده و به او می‌‌‌گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است. به عنوان مثال کاربران می‌‌‌توانند در بخش تنظیمات خود، برای دریافت پیامهای شخصی، دریافت یک وظیفه، دریافت یک خبر با عنوانی خاص “دریافت پیام ” را درخواست کنند.(Alert)
•      مدیریت گردش کار – تمامی‌‌ فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند. این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می‌‌‌شوند. حداقل امکانی که به بهتر شدن کیفیت فرآیند کمک می‌‌‌کند، پیاده سازی آن بر روی کاغذ می‌‌‌باشد. اما آیا این امکان کافی است ؟ آیا بدین وسیله می‌‌‌توان علاوه بر روند کار، نحوه انجام کار و زمان بندی آن را کنترل کرد ؟ یکی از امکانات پورتال ارائه مدیریت گردش کار است. (WorkflowManagement)

 بر این اساس می‌‌‌توان فرآیندی در سیستم تعریف کرد و با استفاده از امکانات ” زمان بندی ” و “فازبندی “، فرآیند را به وظایف کوچک تر تقسیم کرد؛ به گونه ای که هر وظیفه نه تنها نشان دهنده فرد انجام دهنده، بلکه نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. حال اگر بخش مدیریت گردش کار کنار سیستم Alert و یا ارسال پیام از تقویم شخصی قرار گیرد، می‌‌‌تواند کمک موثری در نظارت و پیش برد آن فرآیند نماید. در انتها توصیف گرافیکی فرآیند برای ایجاد کننده فرآیند و کسانی که در انجام فرآیند سهیم هستند، این حسن را دارد که بتوانند درک بهتری از آن داشته باشند و حتی پروسه را اصلاح کنند تا در زمان بندی ها صرفه جویی شود.

علاوه بر این، در صورتی که فرآیند انتخابی در طول زمان انجام خود احتیاج به بهره گیری از بخشهای مختلف پورتال داشته باشد، می‌‌‌تواند محک خوبی برای شناخت ارتباطات لازم ما بین بخشهای های پورتال باشد.

انواع پورتال

پورتال را می‌‌‌توان بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندی کرد:

محتوا:

“چه سیستم و اطلاعاتی توسط پورتال ارائه می‌‌‌شوند ؟”

•      پورتالهای اطلاعاتی ( Information Portal )، پورتالهایی هستند که بیشتر اطلاعات استاتیک موجود در منابع مختلف را گردآوری کرده و نمایش می‌‌‌دهند.
•      پورتالهای کاربردی ( Application Portal )، پورتالهایی هستند که بیشتر ارائه دهنده سرویس هستند.

مخاطب:

” مخاطب پورتال چه کسی است ؟”

•     پورتال افقی ( Horizontal Portal – Hortal ) ارائه دهنده اطلاعات و سرویسهای مختلفی است، و افراد مختلف را پاسخگو می‌‌‌باشد به عنوان مثال پورتالی که در آن خرید و فروش کالاهای مختلفی صورت می‌‌‌گیرد.
•      پورتال عمودی ( Vertical Portal- Vortal ) بر روی عناوین خاص و یا سرویسهای خاص تمرکز دارد و پاسخگوی گروه خاصی می‌‌‌باشد. به عنوان مثال پورتالی که به خرید و فروش محصولات یک صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص می‌‌‌یابد.

علاوه بر طبقه بندی محتوایی پورتال، طبقه بندی دیگری وجود دارد که پورتال را به دوبخش پورتالهای تجاری (Commercial Portal) و پورتالهای سازمانی (Enterprise Portal) طبقه بندی می‌‌‌کند.

 

سخن آخر:  درآخر در پاسخ به سوال پورتال چیست، باید ذکر کنیم که ترجمه کلمه Portal به فارسی در فرهنگهای لغت “دریچه”، “درگاه” و “مدخل” ذکر شده اما کلمه پورتال در تکنولوژی اطلاعات معنی متفاوتی دارد. ویژگیهای اصلی یک پورتال عبارت اند از: تجمع اطلاعات، هدف دار بودن اطلاعات، دردسترس بودن اطلاعات و دریچه ورود منحصر به فرد.