نحوه ثبت تغییرات پس از ثبت شرکت چگونه است؟

ثبت تغییرات شرکت به چه معنی است؟

افرادی که با مراجعه به سازمان ثبت شرکتها، اقدام به اخذ مجوز راه اندازی شرکت می کنند، باید بدانند که در صورت هر گونه تغییر در مورد مشخصات اعلام شده به این سازمان، ملزم به هماهنگی و اطلاع رسانی به آنها می باشند. مهم ترین بخش این موضوع عبارت است از :

تغییرات نمی توانند به صورت شخصی و همراه با تصمیمات لحظه ای و آنی باشند، بلکه حتما باید در یک ساختار هدفمند و صحیح به تصویب هیئت مدیره برسند. در واقع تغییر آیتم ها برای شرکت، باید همراه با تایید تمامی نمایندگان و سهامداران باشد.

جزئیات کار به این صورت است که جلسات تشکیل یافته برای تایید تغییرات به صورت جلسات مجمع خواهد بود. در صورتی که این نشست رسمی به صورت مجمع عادی یا فوق العاده باشد، بازخوردهای متفاوتی را خواهد داشت.

 اگر تغییرات آنقدر حیاتی و ضروری هستند که باید به سرعت در ساختار و بدنه شرکت اعمال شوند، به سراغ مجامع فوق العاده خواهید رفت وگرنه همان روال استاندارد تشکیل جلسات عمومی و عادی مطابق با قانون ابلاغ شده برگزار خواهد شد.

از سوی دیگر باید به این نکته اشاره کرد که مجامع عمومی از رسمیت و اعتبار بالاتری برخوردار هستند و برخی از تصمیمات عملا امکان طرح و تصویب در حالت فوق العاده را نخواهند داشت. در ادامه هر گونه مصوبه جدید به اطلاع سازمان ثبت خواهد رسید و باید در قالب روزنامه های رسمی کشور، اطلاع رسانی عمومی شود.

چرا تغییر در شرکت رخ می دهد؟

اصولا هر گونه احتمالی در مورد بروز زیان یا سود، تحولات در بدنه مدیریتی و شراکت، جابه جایی های مکانی و موقعیتی برای محل شرکت ثبت شده و حتی تغییرات در مورد ترکیب اولیه هیئت مدیره و سایر بخش های رده مدیریتی، از جمله مواردی هستند که تغییر در مورد آنها صورت خواهد گرفت. چرایی تغییر را باید در تحول استراتژی ها و دگرگونی سیاست های مدیران جستجو کرد.

آنها ترجیح می دهند که پس از مدتی، فعالیت های خود را توسعه دهند و یا سرمایه گذاری بیشتری در بخش های مشخصی انجام دهند. آنها اولویت کار خود را بر روی راهبرد ویژه ای قرار می دهند که احتمالا برخی از اعضاء با آن مخالفت داشته باشند، به همین دلیل با ترکیبی جدید به سمت موفقیت پیش می روند.

همچنین همیشه این تغییرات در راستای یک تصمیم واحد اختیاری نیستند بلکه حاصل گذر زمان و رسیدن به سال مالی و لزوم ارائه صورتحساب ها و بیلان های مالی می باشند. هر یک از موارد بالا از جمله احتمالاتی هستند که تغییر را برای شرکت به وجود خواهند آورد.

نکاتی در مورد ثبت تغییرات قانونی شرکت

نمی توان هر تصمیمی را در هر جلسه ای از شرکت مطرح کرد و نسبت به آن تایید جمعی را گرفت. در واقع نیاز به سازوکاری دارید که بتواند این روند را قانونمند کند. در هر صورت شما نیاز به یک صورت جلسه خواهید داشت که در طی آن اعضاء امضای خود را پای چنین نوشته ای ثبت کنند و برای تایید به اداره ثبت ارائه دهند.

همراه با این صورتجلسه باید نسبت به ارائه آخرین آگهی تغییرات در صورتی که قبلا انجام شده باشد نیز اقدام کنید. مدارک هویتی هر یک از اعضای قدیم و جدید که احتمالا به ترکیب هیئت مدیره اضافه شده اند، باید تقدیم اداره متبوع شود.

اصلی ترین شرط تصویب یک تغییر، توافق اکثریت اعضاء بر روی آن خواهد بود. به این معنا که اگر جلسه تحت عنوان مجمع عمومی در حال برگزاری است، بیش از نیمی از حاضرین نسبت به این تغییر نظر مثبت داشته باشند. همچنین توجه داشته باشید که نباید متن صورتجلسه تغییر شما، منافاتی با اصول اساسی اداره ثبت و قوانین کشور داشته باشد. در این صورت عملا شما به بیراهه رفته اید و موفق به رسمی کردن فرآیند مدنظر خود نخواهید شد.

حتی اگر شرکت شما در زیر مجموعه یک هلدینگ بزرگ و یا یک شرکت مادر قرار داشته باشد، نباید تغییر موردنظر در تضاد با منافع بالادستی باشد و اداره ثبت نیز معمولا در این مورد اقدام به استعلام از آنها خواهد کرد.

تنظیم اصولی صورتجلسه تغییرات

چند مورد از نکات بسیار ریز اما کاملا مفید برای تنظیم صورتجلسه از قرار زیر است :

• حتما ساعت جلسه (مجمع عمومی یا فوق العاده) را در این برگه مورد اشاره قرار دهید. با توجه به اینکه جلسات مجمع عادی در چهار ماه اول سال صورت می گیرد، مراقب بروز برخی از تناقضات در مورد این موضوع باشید.
• همه اعضاء فارغ از اینکه نسبت به تغییرات نظر مثبت یا منفی داشته باشند، باید متن صورتجلسه را امضاء کنند. این برخلاف تصوری است که اغلب نسبت به مخالفان تغییر دارند.
• جلسات زمانی رسمیت دارد که بیش از نیمی از سهامداران در آن حضور داشته باشند. در این صورت می توانند برای اعضای غایب تصمیم گیری کنند، مگر اینکه بخواهند وی را تغییر دهند که البته مجاز به انجام این کار نخواهند بود.
• تغییرات را پس از تایید در مرجع رسمی، باید به صورت آگهی در روزنامه های معتبر و مورد اعتماد چاپ کرد.

چقدر باید خرج تغییر شرکت کرد؟

هر تغییری نیازمند صرف هزینه در قسمت های مختلف خواهد بود. این موضوع نه تنها مربوط به ساختار رسمی و سازمانی یک شرکت بوده بلکه حتی فرآیندهای قانونی این اقدام را نیز شامل خواهد شد. شما باید در همان ابتدا از اداره ثبت برای اجرای تغییرات درخواست رسمی کنید و برای این آیتم الزاما هزینه ای را پرداخت خواهید کرد. پس از تایید تغییرات مدنظر شما، باید در مورد روزنامه رسمی و اعلان آن هم مقدار مشخصی پول خرج کنید. حتی شرکت پست نیز از این رویه بی نصیب نخواهد بود.

اقدام وکالتی برای تغییرات شرکت

هر یک از افرادی که در ثبت شرکت دخیل هستند، به عنوان یک شخص حقیقی به محض دریافت مجوزهای لازم، دارای بعد حقوقی نیز خواهند بود. این شخص حقوقی به عنوان یک نهاد رسمی در کشور شناخته می شود که حق فعالیت برای او محفوظ می باشد و می تواند متناسب با سیاست های مدیران و گردانندگان، تغییرات لازم را پذیرا باشد.

از مهمترین اشکال تغییر شرکت های ثبت شده، معمولا در بخش اساسنامه آنها رخ می دهد. اساسنامه در واقع تمام رویکردی است که شرکاء برای طی نمودن آن دور هم جمع شده اند و سرمایه ای را برای آن در نظر گرفته اند. بنابراین به شدت سراغ قانونی کردن اقدامات خود خواهند بود. این موضوع البته قطعیت و عمومیت تام و تمام ندارد اما بدون شک قاعده یکسانی برای موفقیت در هر کسب و کار و تجارتی خواهد بود.

همان طور که ابتدا اشاره شد، تغییرات در قالب یک شرکت رخ خواهد داد و این اجتناب ناپذیر است. بنابراین بهتر است برای بهبود روند گذار از این موقعیت و سرعت بخشیدن به تحولات، از موسسات و گروه های وکالتی مجرب برای این موضوع استفاده کرد. آنها با توجه به تعدد تجارب خود در این موضوع، می توانند کوتاه ترین و بهترین مسیر را برای رسیدن به روزهای خوب پس از تغییر، به شما نشان دهند.