هوش تجاری چیست و چگونه در مدیریت کسب و کارها استفاده می‌شود؟

هوش تجاری یا BI فرآیند جمع‌آوری، سازماندهی و تجزیه و تحلیل داده‌های خام برای ایجاد تصمیمات استراتژیک و هدفمند برای سازمان است. این مهم یک ضرورت در دنیای امروز است زیرا سازمان شما ممکن است اطلاعات خام بسیاری داشته باشد که نمی‎‌تواند از آنها برای بهبود روند توسعه و اهداف خود استفاده کند. پس اگر هنوز نمی‌دانید هوش تجاری چیست و چه کاربردی دارد، کسب ‌و کار خود را از فرصت‌های تجاری بی‎‌شمار دور نگه داشته‌اید. اما نگران نباشید! در این بررسی به طول کامل در مورد هوش تجاری صحبت می‌کنیم.

 

تعریف هوش تجاری

هوش تجاری (Business Intelligence) یک مفهوم مدیریتی است که هدف آن کار با اطلاعات برای تصمیم گیری با اطمینان بیشتر یا همانطور که از نامش پیداست، هوشمندی در تجارت است. فراتر از ارائه اطلاعات، هوش تجاری به شما این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را جمع‌آوری، سازماندهی، مدیریت، تجزیه و تحلیل، اشتراک گذاری و تبدیل کنید تا از کسب و کار خود را به اهداف قابل اجرا متصل کنید.

علی‌رغم آنچه بسیاری می‌گویند، هوش تجاری یک ابزار نیست! بلکه مجموعه‌ای از روش‌ها، سیستم‌ها و شیوه‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات هدفمند تبدیل می‌کند تا بتوان از آن برای اخذ تصمیمات استراتژیک استفاده کرد. کل این فرآیند هوشمند با کمک فناوری‌ها یا نرم افزارهای BI اتفاق می‌افتد تا مراحل کار را به صورت اتوماتیک در آورده و آنها را چابک‌تر و دقیق‌تر کند.

در حالی که سیستم‌ها حجم زیادی از داده‌ها را جمع‌آوری، ساختاردهی، توزیع و تجزیه و تحلیل می‌کنند، هوش تجاری رویکردی است که به شما امکان می‌دهد تا بینش‌های کیفی و دانش مورد نیاز برای ایجاد ارزش برای کسب‌ و کار خود را استخراج کنید.

 

 

هدف اصلی هوش تجاری

با پیروی از این منطق، هدف اصلی BI کمک به تصمیم گیری مبتنی بر داده است. در زیر چند نمونه از اهداف هوش تجاری آورده شده‌اند:

• تحلیل رفتار مشتری
• بهینه‌سازی عملیات
• شناسایی روندهای بازار
• مقایسه داده‌ها بین رقبا

این ابزارها درک حجم زیادی از داده‌ها را آسان می‌کنند که زمان مورد نیاز برای یکپارچه سازی، جستجو و ارزیابی اطلاعات را کاهش می‌دهد. هوش تجاری به مدیران نمی‌گوید چه مسیری را باید طی کنند اما گزارش‌هایی را تولید می‌کند و راه‌هایی برای ارزیابی اطلاعات ارائه می‌دهد که در نهایت، چشم انداز مسیر را مشخص می‌کند.

 

اهمیت هوش تجاری در سازمان

استفاده از BI در کسب و کار می‌تواند مزیت‌های رقابتی متفاوتی را به همراه داشته باشد و مشکلات کوتاه مدت و همچنین بلند مدت را حل کند. اهمیت استفاده از هوش تجاری شامل موارد است:

۱. ارائه برنامه‌های تاکتیکی

اگر شرکت شما می‌خواهد محصول جدیدی راه‌اندازی کند، باید از هوش تجاری استفاده کند تا به اقدامات خود معنا ببخشد. انجام تحقیقات بازار برای جمع‌آوری داده‌ها در مورد علایق مشتریان و مصرف کنندگان بالقوه، بررسی داده‌های مالی برای دیدن اینکه آیا راه‌اندازی یک محصول پرسود است یا خیر و ایجاد گزارش‌های فروش در چند روز اول عرضه محصول برای اصلاح دوره کمپین بازاریابی از وظایفی است که BI انجام می‌دهد.

برنامه‌های کاربردی برای BI در کسب و کار شما بسیار زیاد هستند و با استناد به آنهاست که به برنامه ریزی موفق منجر می‌شود.

 

 

۲. یافتن فرصت‌های تجاری جدید

هوشمندی کسب و کار در تشخیص روندهای بازار و واکنش سریع به آنها ضروری است. موضوعات رایج در جامعه ممکن است بر برنامه ریزی شما تاثیر بگذارند و شما باید به افزایش یا کاهش ناگهانی فروش توجه کنید.

این داده‌ها، همراه با تغییرات قانونی و نظرسنجی‌های رفتار مصرف‌ کننده، می‌توانند فرصت‌های تجاری جدیدی را ایجاد کنند. برای مثال افزایش گفتمان در مورد سلامت و کاهش وزن، مصرف غذاهای ارگانیک را افزایش می‌دهد. پس اگر شما یک شرکت تولید کننده غذاهای ارگانیک هستید، باید از این روند جدید برای فرصت‌های تجاری بیشتر استفاده کنید.

 

۳. صرفه جویی در زمان و هزینه

هوش تجاری می‌تواند به شناسایی هزینه‌های اضافی یا غیر ضروری کمک کند زیرا داده‌هایی برای اندازه‌گیری آن در اختیار است. اتوماسیون همچنین به صرفه جویی در زمان کمک می‌کند. مدیران سازمان به جای جمع‌آوری و سازماندهی داده‌های فیزیکی، با نرم‌افزار BI می‌توانند درگیر تفسیر داده‌ها و ارائه راه حل‌ها و همچنین شناسایی موانع عملیاتی شوند. وجود تمام داده‌ها در یک سیستم نرم افزاری برای دسترسی راحت و جلوگیری از گم شدن اطلاعات ضروری است.

 

۴. مدیریت بهتر ریسک

هوش تجاری روشی موثر برای مدیریت ریسک در سازمان‌ها است زیرا می‌توانید ریسک‌ها را شناسایی کنید، بر آنها نظارت داشته باشید و احتمال وقوع خطر را اندازه گیری کنید. وقتی داده‌ها را رصد می‌کنید، شرکت می‌تواند تهدیدهای خارجی را پیش بینی کرده و نقاط ضعف داخلی را شناسایی کند.

 

 

مزایای هوش تجاری

داده‌ها و توانایی به دست آوردن بینش از آن آنها با ارزش‌ترین منبع برای حفظ و رشد کسب و کار است. استفاده از بهترین رویکرد در هوش تجاری می‌تواند به سازمان شما کمک کند تا با کاهش زمان و صرفه جویی در هزینه‌ها، در بازار رقابتی امروز فعال بمانید.

هرچه سازمان‌ها در پردازش داده‌ها بهتر عمل کنند، مزایای بیشتری از BI به دست می‌آورند. درحقیقت، هوش تجاری نشان دهنده قلب هر شرکت مبتنی بر داده است که آن را به مرکز تحول تبدیل می‌کند. افزایش تاثیر یک سازمان و کارآمدتر کردن آن، اهداف نهایی پیاده‌سازی ابزار جدید BI است. با این حال با فناوری هوش تجاری مناسب، می‌توانید چندین مزیت زیر را دریافت کنید:

• بهبود دقت در جستجو و ارزیابی داده‌ها
• گرفتن تصمیمات موثر و سریع
• بهبود نتایج حیاتی بر اساس ماموریت سازمان
• به اشتراک گذاری داده‌ها در مناطق عملکردی کسب و کار
• دیدی بهتر نسبت به اطلاعات مالی و عملیات
• شناسایی و کاهش ناکارآمدی‌ها
• از بین بردن ضایعات، تقلب و سوء استفاده
• افزایش بهره وری نیروی انسانی و روحیه کارکنان
• افزایش بازگشت سرمایه و کاهش هزینه کل مالکیت
• افزایش شفافیت و خدمات در همه سطوح

 

 

۳ رکن اصلی هوش تجاری

ما می‌توانیم فرآیند BI را به سه ستون تقسیم کنیم که از کاربرد عملی آن به صورت روزانه در فرآیندهای سازمانی پشتیبانی می‌کند:

۱- جمع آوری داده‌ها

امروزه اطلاعاتی که بتوانند به شما در مدیریت کسب و کارتان کمک کنند، به راحتی به دست نمی‌آیند. چنین داده‌هایی از منابع مختلف حاصل می‌شوند، بنابراین شما به یک سیستم ساختاریافته نیاز دارید که بتوانید آنها را به درستی جمع‌آوری کنید. اگر داده‌ها اشتباه، قدیمی یا قابل اعتماد نباشند، تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری شما نیز اشتباه از آب در خواهد آمد.

یک راه حل موثر استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) است که می‌تواند در این مرحله به مدیریت فرآیندهای تجاری شما کمک کند. سیستم‌ها می‌توانند داده‌های اولیه از محیط کار مانند داده‌های عملیاتی یا کارکنان یا داده‌های ثانویه مانند موارد زیر را دریافت کنند:

• نیازهای مصرف کننده
• روندهای بازار
• جنبه‌های اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، حقوقی و فناوری
• اخبار تولید شده توسط مطبوعات یا در شبکه‌های اجتماعی

 

۲- سازماندهی و تجزیه و تحلیل

پس از جمع‌آوری داده‌ها، سیستم می‌تواند داده‌ها را به صورت یکپارچه ذخیره کند. اطلاعات ساختار یافته، بصری و سازماندهی شده می‌تواند روند آنالیز و بدون خطا را ارائه دهد. در این مرحله استفاده از نمودارها، داشبوردها، جداول و سایر قالب‌ها برای کمک به تجسم و ارزیابی راحت مهم است.

در نتیجه، به منظور اعمال هوش تجاری، یک ماژول تجزیه و تحلیل خوب برای ابزار مدیریت کسب و کار شما (BPMS، CRM، Service Desk، ERP) مهم است تا بتوانید اطلاعات تولید شده توسط فرایندهای مختلف سازمانی را با دیدگاه‌های مختلف استخراج کنید.

 

 

۳- نظارت و کنترل

با گزارش‌هایی که در دست دارید، می‌توانید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای ابزارها تعیین کرده و آنها را برای داده‌های متناقض، خطاهای عملیاتی یا اطلاعاتی شناسایی کنید. بنابراین تصمیم گیری و اقدامات سازمانی شما، سریع و کارآمد خواهند بود. به عنوان مثال برای یافتن تاخیر در تولید یک محصول، هوش تجاری اطلاعات مربوط به فرآیند را شفاف می‌کند و از تخصص تحلیلگران داده‌ها را برای شناسایی و حل تنگناها به کار می‌گیرد.

به همین دلیل است که ارتباط هوش با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) از طریق BPMS بسیار مهم است. این امر مدیریت کسب و کار را با چابکی، دقت بالا و پشتیبانی بیشتر همراه می‌کند. راه حل BI داده‌های مربوط به فرآیندها را به استراتژی‌هایی تبدیل می‌کند که منجر به بهبود در همان فرآیندهای عملیاتی سازمانی می‌شود.

 

نحوه استفاده از هوش تجاری

برای درک بهتر اینکه چگونه می‌توانید هوش تجاری را در کسب و کار خود ایجاد کنید، باید بدانید اولین قدم در تعریف استراتژی‌های سازمان شما چیست. براساس اهداف واقعی کسب‌ و کارتان، این امکان را دارید یک فرآیند هوشمندانه را ایجاد کنید. پس بیایید مراحل استفاده از هوش تجاری را بررسی کنیم:

• اهداف کوتاه مدت و میان مدت سازمان خود را تعیین کنید.
• روش‌ها و ابزارهای مورد استفاده در جمع‌آوری اطلاعات را مشخص کنید.
• هنگام پیاده‌سازی هوش تجاری هزینه‌ها و ریسک‌ها را پیش بینی کنید.
• مشتریان، تامین کنندگان و افرادی که از این استراتژی سود خواهند برد را مشخص کنید.
• معیارهای ضروری را براساس اطلاعات موجود خود تعیین کنید.
• افرادی را به عنوان مسئول نظارت و ارزیابی بر نتایج منصوب کنید.

 

 

نرم افزار هوش تجاری

نرم افزار BI این پتانسیل را دارد که ابزاری ضروری برای تصمیم گیری و توسعه استراتژی باشند. نمونه‌هایی از بهترین ابزارهای هوش تجاری شامل تجسم داده‌ها، انبارهای داده، داشبوردهای تعاملی و ابزارهای گزارش گیری هستند. اطلاعات به دست آمده از نرم افزار را می‌توان در سراسر یک سازمان، از بازاریابی و فروش گرفته تا زنجیره تامین و امور مالی، برای امور زیر انجام داد:

• اندازه گیری نتایج کمپین بازاریابی
• بررسی جریان نقدی، حاشیه سود ناخالص و هزینه‌های عملیاتی
• بهینه سازی فرآیندهای منابع انسانی و استخدام
• پیگیری روند قطعات و مواد و عملکرد تامین کننده
• پیش بینی درآمدها و معاملات
• بهینه سازی سطح کارکنان مرکز تماس و انبار
• به دست آوردن دیدگاه‌های بین سازمانی
• کشف فرصت‌ها و الگوهای درآمدی جدید

 

کلام آخر

برای انتخاب آگاهانه، کسب و کارها باید تصمیمات خود را بر اساس شواهد بنا کنند. انبوهی از داده‌هایی که کسب و کارها و مشتریانشان تولید می‌کنند حاوی شواهدی از الگوهای خرید و روندهای نوظهور بازار هستند. با جمع‌آوری، استانداردسازی و تجزیه و تحلیل این داده‌ها، سازمان‌ها می‌توانند مشتریان خود را بهتر درک کنند، رشد درآمدی خود را پیش بینی کنند و از سازمان در برابر مشکلات تجاری محافظت نمایند. هوش تجاری به طور خلاصه، مجموعه‌ای از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) را گزارش می‌دهد که برپایه داده‌های خام تهیه می‌شود. این داد‌ه‌ها تمام اهداف سازمان شما را در بر می‌گیرند و ممکن است باعث موفقیت یا سقوط سازمان شوند.