تکنیک های مدیریت زمان که زندگی شما را متحول خواهد کرد

ستاره | سرویس روانشناسی – همه ما در هر  شبانه روز، به اندازه مساوی زمان در اختیار داریم و نمی‌توانیم چیزی به آن اضافه کنیم. اما این فرصت وجود دارد تا با به‌کار گرفتن تکنیک های مدیریت زمان و راه دادن آن‌ها به زندگی روزمره، زمان بیشتری ذخیره کرده و آن را برای کارهای ارزشمندتر مورد استفاده قرار دهیم. مدیریت زمان یک بازی انتخابی است؛ پروژه‌هایی که باید دنبال شوند، کارهایی که باید انجام شوند و آن‌هایی که اولویت دارند و … اما باید دید چطور به کمک مدیریت استراتژیک، می‌توان این تسلط بر زمان را در واقعیت، پیاده‌سازی کرد.

 

 

تکنیک های مدیریت زمان

اتخاذ تکنیک های مدیریت زمان صحیح در زندگی شما به معنای فشردن هر چه بیشتر کارهایتان نیست. این تکنیک‌ها، کارهای امروز، فردا و فرداها را ساده‌تر کرده و باعث می‌شوند که تک تک آن‌ها را سریع‌تر و البته بهتر، انجام دهید. با استفاده از این تکنیک‌ها، در نهایت می‌توانید زمان بیشتری در اختیار داشته و آن را به امور دیگر اختصاص دهید.

در حقیقت به جای این که بسیار سخت کار کرده و همیشه خسته بوده و وقت کم داشته باشید، کافی است کمی هوش خود را به کار گرفته و با مدیریت زمان، ساده‌تر و سریع‌تر به وظایف خود برسید. این درست مانند همان فرمولی است که افراد با ذکاوت زیاد، با کار کمتر، پول بیشتری به دست می‌آورند و افراد کم هوش‌تر با انجام دادن کار سنگین‌تر و زیادتر، درآمد کمتری دارند.

در ادامه لیستی از تکنیک های مدیریت زمان را آورده‌ایم که هر یک به نوعی می‌توانند در زندگی رومزه شخصی و کاری شما، موثر ظاهر شوند.

با افزایش بهره‌وری و پایین آوردن هدررفت زمان، در نهایت انسان موفق‌تر و خوشحال‌تری خواهید بود. اما به یاد داشته باشید که همه ما متفاوت هستیم و به طور دقیق مشخص نیست که کدام یک از این تکنیک‌ها برای شما کاربرد بیشتری داشته و کدام یک به واقع در زندگی‌تان ناکارآمد باشند.

۱. کارها را با سطح انرژی خود، ساماندهی کنید

به یاد داشته باشید که بهره‌وری به طور مستقیم با سطح انرژی شما، در ارتباط است. پربارترین ساعت‌های شبانه روز خود را یافته و زمان اوج انرژی را از میان آن‌ها پیدا کنید. سپس مهم‌ترین کارهای خود که نیاز به انرژی بیشتری دارند را در این ساعت‌ها برنامه‌ریزی کنید. همین طور کارهایی که به انرژی کمتری نیاز دارند را به ساعت‌های دیگری موکول کنید که خسته تر بوده و انرژی کمتری دارید.

۲. برنامه روزانه خود را از شب قبل، آماده کنید

قبل از رفتن به رختخواب، ۵ دقیقه وقت خود را به نوشتن لیست کارهای فردا اختصاص دهید. این برنامه ریزی از شب قبل، به شما کمک می‌کند تا اهداف حرفه‌ای و شخصی خود را تعیین کنید.

با برنامه ریزی از شب قبل، ذهنی باز برای انجام کارهای صبح و روز بعد خود خواهید داشت و با آمادگی بیشتری برای انجام آن‌ها، حاضر می‌شوید. دقت داشته باشید که در غیر این صورت، صبح را باید با فکر این که کدام کار را ابتدا انجام دهید و برای کدام یک فرصت کمتری دارید، آغاز کنید.

 

 

۳. وظایف خود را در اولویت قرار دهید

لازم است که وظایف واقعی خود را اولویت بندی کنید و آن‌هایی که ضرورت بیشتری دارند را جلو بیندازید. این وظایف احتمالا آن‌هایی هستند که از ضروریات بوده یا تاثیر مستقیم در اهداف اصلی شما دارند. برای انجام آن کافی است که تمام وظایف خود را یادداشت کرده و موارد مهم و ضروری را مشخص کنید. حال آن‌هایی که فوریت دارند را علامت زده و در فهرست کارهای روزانه خود، در اولویت قرار دهید. به این شکل با آرامش بیشتری به امور خود پرداخته و در نهایت موفقیت بیشتری را کسب خواهید کرد.

۴. بخشی از کارهای خود را برون ‌سپاری کنید

با نگاهی به لیست کارهای خود، متوجه خواهید شد که می‌توانید بخشی از آن‌ها را برون سپاری کرده و به فرد دیگری واگذار کنید. تفویض یا برون‌سپاری برخی از وظایف، می‌تواند راهی عالی برای داشتن زمان بیشتری و بهره‌وری بالاتر باشد. برای انجام این کار نیاز به پیدا کردن یک شخص مناسب دارید که از از کیفیت کار او مطمئن باشید. در نظر داشته باشید که با انتخاب نامناسب افراد و تخصیص وظایف به آن‌ها، نه تنها در امور خود صرفه جویی زمانی نکرده‌اید، بلکه بدتر اوضاع را بهم ریخته و برای سامان دادن به آن‌ها، زمان بیشتری از شما تلف خواهد شد.

۵. برای خود محدودیت زمانی در نظر بگیرید

به یاد داشته باشید زمانی که برای انجام کاری، زمان مشخصی در نظر نمی‌گیرید، در واقع به خود این مجوز را داده‌اید که انجام دادن آن را به درازا بکشانید. به همین دلیل لازم است که محدودیت زمانی برای خود در نظر بگیرید.  اگر زمان لازم را برای انجام یک کار اختصاص داده و آن را محدود سازید؛ مغز خود را وادار به تمرکز می‌کنید تا در همان زمان، امر اختصاص یافته را به پایان برساند.

 

 

۶. نه گفتن را بیاموزید

بیشتر ما عادت به نه گفتن نداریم و به اجبار همیشه در مقابل هر درخواستی، علی رغم میل باطنی خود، جواب مثبت می‌دهیم. مشکل اینجاست که غالبا با یک بله گفتن، وظایف جدیدی به شخص محول می‌شود که برای انجام دادن هر یک از آن‌ها، باید وقت بیشتری اختصاص داده شود. اما در صورتی که به موقع از واژه نه استفاده کنید، وقت خود را به انجام کارهایی که نتیجه‌ای برایتان ندارند، اختصاص نخواهید داد. به خاطر بسپارید که شما یک منبع محدود هستید و نمی‌توانید به سایر افراد اجازه دهید که برآورد خروجی آن را مخدوش سازند.

۷. از اوقات خالی خود بهره ببرید

بله، شما به وقت استراحت نیاز دارید. ممکن است زمانی را در صف اتوبوس گذرانده و یا روزی حداقل یک ساعت در ترافیک باشید. باور داشته باشید که می‌توانید از این زمان برای کارهایی ساده استفاده کرده و زمان خویش را مدیریت کنید. به طور مثال در ترافیک (اگر راننده خودرو نباشید)، می‌توانید به پیام‌ها و ایمیل‌های خود پاسخ داده و آن‌ها را نظم ببخشید. به این شکل دیگر به زمان بیشتری برای انجام دادن آن‌ها، احتیاج نخواهید داشت.

۸. کارهای بزرگ را تجزیه کنید

اشکال بسیاری از ما این است که اهداف و کارهای بزرگ را در یک زمان به انجام می‌رسانیم. اما با تجزیه کردن کارهای بزرگ، می‌توانید زمان لازم برای به ثمر رساندن آن‌ها را در بازه های زمانی کوچکتر، تقسیم کرده و در نهایت سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسید.

 

 

۹. جلسات کمتری داشته باشید

جلسات را باید به عنوان شیطان بزرگ شرکت‌ها بشناسیم. برخی از افراد به تشکیل جلسه‌های مختلف، علاقه‌مند هستند؛ اما این به راستی در بسیاری مواقع، کارآمدی خاصی ندارد. حقیقت این است که بسیاری از چیزها، نیازی به برگزاری یک جلسه چند ساعته نداشته و می‌توانند با رد و بدل کردن چند ایمیل ساده، به نتیجه برسند. تماس‌های تلفنی یا حتی ویدیویی، بخش بزرگی از کارهای شما را راه اندازی کرده و در زمان صرفه جویی به عمل می‌آورند. بهتر است از این تکنیک‌ها استفاده کرده و وقت باارزش خود را در جلسه‌های چند ساعته هدر ندهید.

۱۰. کارهای مشابه را در یک گروه قرار دهید

لازم است که کارهای مشابه را در یک گروه قرار داده و آن را در یک زمان مشترک به انجام برسانید. دسته بندی کارها و وظایف شما، می‌تواند این زمینه را به وجود بیاورد که زمان کمتری برای هر یک از آن‌ها اختصاص دهید. اگر فعالیت‌های مختلف به ذهنیت مشابه نیازدارند، بدون نیاز به از دست دادن جریان مغزی انجام کار، تمام آن‌ها را به شکل موازی، پیش خواهید برد.

 

سخن پایانی

در نهایت باید گفت که تکنیک های مدیریت زمان به شکلی کارآمد خواهند بود که آن ها را هر روز به کار بسته و به این ترتیب روزهای خود را با بهینه‌سازی وقت، به هم بدوزید. شما چطور زمان خود را مدیریت کرده و آن را به بهترین شکل مورد استفاده قرار می‌دهید؟ توصیه می‌کنیم راهکارهای مدیریت زمان از زبان برایان تریسی، اصول استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان و ۱۰ باید برای موفقیت در کسب و کار را نیز در ستاره بخوانید.