نویسنده: نرگس یزدان پناه
بروزرسانی: ۱۱ آذر ۱۴۰۰
ماتریس چیست؟
تعریف ماتریس آیزنهاور به زبان ساده
اصول و مبانی ماتریس آیزونهاور
تعاریف اساسی در ماتریس کاربردی آیزنهاور
۱. تعریف کار مهم
۲. تعریف کار فوری
گام‌هایی برای چگونگی استفاده صحیح از ماتریس آیزنهاور
- اولین گام برای طراحی ماتریس آیزنهاور در زندگی این است که ابتدا کلیه اهداف و خواسته‌های خود را مشخص و یادداشت کنید.
- دومین گام برای به کارگیری این ماتریس آن است که اهداف و خواسته‌های مشخص شده خود را در چهار گروه زیر دسته بندی کنید:
کار‌های مهم و فوری
کار‌های مهم، اما غیر فوری
کار‌های غیر مهم، اما فوری
کار‌های غیر مهم و غیر فوری
- در ادامه و در سومین گام برای استفاده از این ماتریس جدولی را بر اساس شکل زیر طراحی کنید.
- در گام چهارم و آخرین مرحله برای استفاده از این ماتریس باید به پر کردن خانه‌های این جدول بر اساس اولویت بندی انجام شده در گام دوم بپردازید.
آشنایی بیشتر با مفاهیم اولویت بندی کارها
برای آن که بتوانیم به نحو صحیح تری نسبت به دسته بندی و اولویت بندی فعالیت‌های روزانه خود بپردازیم، بهتر است با مفاهیم کارها بر اساس ضرورت و اهمیت بیشتر آشنا شویم:
۱. مفهوم کار‌های فوری و مهم
همانگونه که مشخص است این کارها هم دارای اهمیت بالایی هستند و هم از نظر زمانی فوریت بیشتری نسبت به دیگر کارها دارند. در حقیقت این بخش را باید به فعالیت‌های اختصاص دهید که در صورت انجام ندادن آن در اسرع وقت، پیامد‌های بدی متوجه شما باشد. اختصاص دادن زمان مناسب و پیش بینی مسائل غیر منتظره از ویژگی‌های فعالیت‌های این گروه است.
۲. مفهوم کار‌های مهم، ولی غیر فوری
در این گروه فعالیت‌هایی قرار خواهند گرفت که از اهمیت بالایی برخوردار هستند اما ممکن است زمان بسیار زیادی برای انجام آنها در اختیار داشته باشیم. در حقیقت با این کارها می‌توانیم اهداف و خواسته‌های مهم خود را در فرصتی مناسب تکمیل کنیم. معمولاً از فعالیت‌های موجود در این دسته بندی به عنوان وجه تمایز میان افراد موفق و افراد ناموفق یاد می‌شود چرا که افراد موفق بیشترین زمان خود را در طول روز به امور مهمی اختصاص می‌دهند که ممکن است ضرورت بسیار زیادی نداشته باشند. آنها با انجام این امور در طول زمان به نتایج چشم گیری خواهند رسید.
۳. مفهوم کار‌های غیر مهم و فوری
فعالیت‌های مربوط به این دسته اهمیت زیادی ندارند اما در هر زمان ممکن است به وقوع بپیوندند. مدیریت کردن چنین کارهایی از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که هنگام وقوع احتمالا زمان زیادی را به خود اختصاص می‌دهند. یک استراتژی خوب درباره اینگونه کارها واگذاری آن به افراد دیگر است. بدین ترتیب حتی با پیشامد غیر منتظره این کارها، از هدر رفتن وقتمان و نیز به تعویق افتادن امور ضروری جلوگیری به عمل می‌آوریم.
۴. مفهوم کار‌های غیر مهم و غیر فوری
این فعالیت‌ها همان گونه که از نامشان پیداست نه اهمیتی داشته و نه ضرورتی برای انجام آنها وجود دارد بنابراین بهتر است تا حد ممکن از انجام دادن آنها اجتناب کنید. با انجام ندادن این کارها می‌توانید در زمان و هزینه‌های خود به نحو چشم گیری صرفه‌جویی به عمل آورید و زمان بیشتری را به انجام کار‌های مهم و ضروری اختصاص دهید.
خلاصه عملکرد و اصول ماتریس آیزنهاور
در حقیقت این نوع ماتریس به ما گوشزد می‌کند که برای چه کارهایی باید تمرکز و زمان بیشتری را صرف کرده و چه کارهایی را می‌توانیم به طور کل منحل کنیم. به طور خلاصه با طراحی این ماتریس بر اساس اصول و قواعد بیان شده می‌توانید به نحو قابل ملاحظه‌ای در وقت صرفه جویی به عمل آورید. این نوع ماتریس به ما می‌گوید چگونه می‌توانید با استفاده بهینه از زمان برای رسیدن به اهداف و خواسته‌های خود در زندگی به نتایج موفقیت آمیزی برسید.
مثالی برای استفاده از این ماتریس
جدول زیر مثالی واضح برای پر کردن خانه‌های جدول آیزونهاور است:
| اضطراری | غیر اضطراری | |
| مهم |
بحران‌ها کارهایی با زمان مقرر (نوشتن گزارشی که رییس از ما خواسته است) |
ساخت روابط تشخیص فرصت‌های جدید برنامه‌ریزی |
| بی اهمیت |
مزاحمت از سمت دیگران تماس‌ها و جلسات |
روزنامه خواندن شکه‌های اجتماعی تلویزیون دیدن افراطی |
نکات پایانی و کاربردی برای استفاده بهتر از ماتریس کاربردی آیزنهاور
برای استفاده و بهره مندی صحیح از این نوع ماتریس بهتر است که نکات زیر را نیز مد نظر داشته و به کار ببرید:
- تا آنجایی که می‌توانید بهتر است کارها را پشت گوش نیانداخته و وظایف خود را با مدیریت کردن در زمان مناسب انجام دهید.
- بهتر است که فعالیت‌های خود را به صورت جداگانه در هر بخش تنظیم کنید. به عنوان مثال برای فعالیت‌های حرفه‌ای و شخصی خود دو ماتریس جداگانه طراحی کنید.
- با گفتن نه به خواسته‌های غیر ضروری دیگران از مشخص کردن اولویت‌های زندگی تان توسط دیگران جلوگیری به عمل آورید.
- همچنین برای استفاده مفید‌تر از این مدل بهتر است که اهداف بزرگتر و با مدت طولانی‌تر را به کار‌های کوچکتر تقسیم بندی نمایید.
آیا شما با به کار بردن ماتریس آیزونهاور در زندگی شخصی خود موافق هستید؟ لطفاً نظرات و تجربیات خود را در این خصوص با ما و دیگر مخاطبان ستاره در پایین صفحه و در قسمت “ارسال نظر” در میان بگذارید.
پیشنهاد می کنیم در این رابطه مطلب هدف گذاری را نیز بخوانید.
